Recruitment tips / Werving en Selectie / Kandidaten selecteren / Afwijzen van kandidaten op nette en efficiënte wijze

Afwijzen van kandidaten op nette en efficiënte wijze

Na een schriftelijke sollicitatie en een sollicitatiegesprek

Afwijzen van kandidaten op nette en efficiënte wijze

Afwijzen is nooit leuk om te doen, maar hoort er nu eenmaal bij als je een vacature hebt uitstaan. Hoe doe je dat op een nette en efficiënte manier zodat het niet te veel tijd kost en de sollicitant zich toch netjes behandeld voelt? We zetten enkele aandachtspunten op een rijtje.

 

Afwijzen na schriftelijke sollicitatie:

 

Geef altijd een reactie

Een van de grootste ergernissen van werkzoekenden is dat ze geen reactie krijgen op een sollicitatie. Doe dat dus altijd. Dat is niet alleen een kwestie van goed fatsoen, maar je voorkomt er ook mee dat ze in hun netwerk negatief over je gaan praten op bijvoorbeeld social media. Uit onderzoek blijkt dat 32% van de mensen met een negatieve sollicitatie-ervaring er niet voor terugdeinst om dit met de buitenwereld te delen. Andersom geldt dat netjes afwijzen juist goed is voor je employer brand: 48% deelt juist een positieve ervaring.

 

Geef minimaal een reden

Je wijst altijd met een reden af, dus zou het geen enkel probleem moeten zijn om die ook te benoemen. Toch doet niet iedereen dat, terwijl werkzoekenden dat wel prettig vinden. Meestal gaat het om harde criteria als verkeerde opleiding en onvoldoende of irrelevante werkervaring. Heb je een lastiger reden, zeg dan in elk geval dat het cv niet aansluit bij het gevraagde profiel.

 

Cluster je reacties

Zoals in het artikel Hoe selecteert je de juiste kandidaat wordt gezegd, is het verstandig om niet meteen te beginnen met afwijzen, maar eerst te wachten tot je een aantal reacties verzameld hebt. Dat maakt het afwijzen ook efficiënter. Kies een vast moment in de agenda om deze tegelijk af te handelen en de slechte af te wijzen. Maak per afwijzingscriterium (opleiding, ervaring, competenties) een standaard mailtje, zodat je snel en makkelijk een afwijzing mét reden kunt sturen.

 

Mailen is voldoende

Bij een schriftelijke sollicitatie volstaat een schriftelijke reactie. Heb je een interessante kandidaat die je nu niet kunt plaatsen maar wel in je archief wilt houden, dan is een telefoontje wel zo persoonlijk. Je hebt hem wellicht nog eens nodig.

 

Afwijzen na persoonlijk gesprek:

 

Altijd bellen

Als je een persoonlijk gesprek hebt gehad met iemand, is het wel zo fatsoenlijk om diegene ook in een persoonlijk gesprek af te wijzen en niet per mail. Veel recruiters vinden dat lastig, omdat het brengen van slecht nieuws nooit leuk is. Bovendien denken veel recruiters dat ze per telefoon alleen maar veel extra vragen krijgen en de discussie moeten aangaan. Maar onze ervaring is dat mensen het zeer waarderen als ze het via een telefoontje te horen krijgen. En dat is opnieuw goed voor je werkgeversimago.

 

Afwijzen tijdens gesprek

Als je tijdens het gesprek al de indruk krijgt dat de match tot niets leidt, kun je het net zo goed meteen zeggen. In elk geval direct na het gesprek of zelfs al tijdens het gesprek. Waarom elkaar langer bezighouden en de ander in onzekerheid laten als de situatie voor jou toch al duidelijk is? Er is wat lef voor nodig, maar ook hier geldt: eerlijkheid wordt bijna altijd gewaardeerd.

 

Probeer wat mee te geven

Alleen maar afwijzen is voor beide partijen niet leuk. Probeer de ander ook wat positiefs mee te geven, waar diegene wat aan heeft bij andere sollicitaties. Als je vindt dat diegene een ongeïnteresseerde houding had of weinig voorbeelden kon noemen van gerealiseerd werk, help je diegene door dat benoemen. Je zult merken dat dat op prijs gesteld wordt, waardoor het afwijzen ook minder erg is.

 

Tot slot: discrimineer nooit!

Voor afwijzen geldt altijd dat het niet mag gebeuren op gronden die in strijd zijn met wettelijke bepalingen. Zo mag je kandidaten nooit afwijzen op grond van ras, nationaliteit, geslacht, geloof, seksuele geaardheid, politieke gezindheid of leeftijd. Vooral dat laatste kenmerk wordt nog wel eens vergeten, maar is in (bijna) geen enkel geval toegestaan.