Recruitment tips / Personeelsbeleid / Werknemersprestaties / Snelle checklist voor uw out-of-office-bericht

Snelle checklist voor uw out-of-office-bericht

Snelle checklist voor uw out-of-office-bericht

U bent toe aan een welverdiende vakantie en stelt vlak voor u weg gaan uw out of office-bericht in. Ook al zit u met uw hoofd al half op de vakantiebestemming, probeer toch nog even kritisch te kijken naar dit automatische bericht. Het is immers de aankomende tijd uw communicatie met contacten, collega's en (toekomstige) klanten.
Zij kunnen u even niet bereiken, maar u wilt ze in uw afwezigheid wel zo goed mogelijk op weg helpen.
Check daarom deze vijf punten voordat u uw out of office-bericht opslaat:

1. Titel van uw automatische e-mail
Niets zo saai als een mail krijgen met als titel: RE: out of office. Pas de titel aan naar iets persoonlijkers maar bij voorkeur wel een titel die de ontvanger wel vertelt dat u afwezig bent. Zo zien ze ook zonder de mail te openen dat u niet snel kunt antwoorden.

2. Vergeet de aanhef en afsluiting niet
In uw normale mails begint u ook met een aanhef en eindigen zonder afsluiting is een beetje een no-go. Dus waarom zou u uw out of office-bericht onpersoonlijk maken?
Bij sommige mailprogramma's kunt u de aanhef automatiseren zodat er de naam van uw klant verschijnt. Als dit niet kan kunt u ook Beste lezer, neerzetten: alles beter dan geef aanhef.

3. Leest uw wel of niet uw mail?
E-mail kunt u overal lezen, zelfs op vakantie. Sommige mensen gaan er ook een beetje vanuit dat u dat doet en bij dringende zaken toch wel antwoord.
Als u van plan bent echt even afstand te nemen van uw mailbox, zet dan duidelijk in uw automatische bericht dat uw mail niet gelezen wordt.

4. U kunt contact opnemen met…
U bent er niet maar een klant heeft een vraag of wil een aankoop doen. Om hen in uw afwezig toch van dienst te kunnen zijn (en om geen omzet mis te lopen) is het verstandig om in uw out of office-bericht iemand te noemen die die uw zaken waarneemt. Skip 'Bij dringen zaken kunt u terecht bij…' en gebruik de vriendelijkere variant 'Neem gerust contact op met…' met een naam, e-mailadres en telefoonnummer.

5. U bent weer bereikbaar op:
Zeker als u als klein bedrijf niemand heeft om uw zaken waar te nemen in uw afwezigheid, is het handig om te vermelden wanneer u weer bereikbaar bent.