Recruitment tips / Personeelsbeleid / Personeelsbehoud / Wat moet ik allemaal regelen bij het afscheid van een werknemer?

Wat moet ik allemaal regelen bij het afscheid van een werknemer?

Wat moet ik allemaal regelen bij het afscheid van een werknemer?

Wat de reden ook is voor het afscheid van een werknemer, het is belangrijk dat u de situatie goed aanpakt. U wilt immers dat de laatste weken of maanden voor zijn vertrek zo soepel mogelijk verlopen, en dat de overdracht naar zijn opvolger in orde is.

Als iemand op korte termijn vertrekt, heeft u natuurlijk niet altijd de tijd om alle zaken voor zijn vertrek goed te voorbereiden. Zorg er in ieder geval voor dat u de volgende zaken goed geregeld heeft:

• Krijg een goed beeld van de werkzaamheden van de afscheidnemende werknemer. Ga niet alleen af op een taakomschrijving, die kan gedateerd zijn. Vraag hem wat zijn huidige taken en verantwoordelijkheden zijn, zodat zijn opvolger goed voorbereid is.

• Breng in kaart met welke collega’s hij veel zakelijk contact heeft. Zo weet de nieuwe medewerker naar wie hij toe moet als hij ergens niet uitkomt.

• Plan wie welke werkzaamheden overneemt. Ook als er een vervanger voor de afscheidnemende werknemer wordt aangenomen, zullen collega’s in het begin waarschijnlijk moeten bijspringen.

• Als een werknemer vertrekt, weet hij veel over uw bedrijf. Herinner hem daarom aan een eventuele geheimhoudingsplicht.

• Communiceer met directe collega’s. Een (gedwongen) ontslag kan stress opleveren bij collega’s, roep ze dus bij elkaar om ze gerust te stellen. Leg ze dus uit welke stappen genomen moeten worden om projecten af te ronden en bepaalde kennis te behouden. Wijs er op als er door het vertrek promotiekansen ontstaan.

• Plan een exitgesprek in. U uit deze gesprekken veel leren over het reilen en het zeilen van het bedrijf, ook als het gaat om een werknemer van wie u er niet rouwig om bent dat hij vertrekt.

• Zorg ervoor dat u op de laatste werkdag alle bedrijfseigendommen, zoals laptops, telefoons, autosleutels en usb-sticks terugkrijgt. Reset waar nodig inlognamen en wachtwoorden.

• Regel een afscheidsborrel. Dit kan zijn in de vorm van paar drankjes op de afdeling tot een afgehuurde horeca-gelegenheid, afhankelijk van zijn populariteit en van hoe lang de werknemer in dienst was.

• Haal zijn naam van de bedrijfswebsite, interne telefoonlijsten, organogrammen enzovoort.

• Neem veiligheidsmaatregelen. Deactiveer zijn inlognamen en wachtwoorden om op het bedrijfsnetwerk of in zijn e-mail te komen.