Onboarding van nieuwe medewerkers + onboardingprogramma
Geef nieuwe medewerkers een vliegende start met een goed doordachte onboarding!
Door: Marianne Cooper-van der Veen
Je hebt een pakkende vacaturetekst geschreven, de beste kandidaten geselecteerd en uiteindelijk met efficiënte sollicitatiegesprekken de ideale werknemer gevonden. Maar wat gebeurt er daarna? Wordt de nieuwe collega direct in het diepe gegooid met het risico dat diegene binnen drie maanden weer vertrekt? Zonde van de tijd, moeite en kosten die in het wervingsproces zijn gestoken! Besteed daarom óók voldoende tijd en aandacht aan de onboarding van nieuwe medewerkers.
Helaas verloopt een onboardingtraject maar al te vaak te oppervlakkig, wat leidt tot verwarring, gemiste kansen en een vroegtijdig vertrek. Uit onderzoek blijkt dat de retentie en productiviteit met maar liefst 52% en 60% verbetert als de werkgever over een goed onboardingprogramma beschikt!
Lees verder voor tips en strategieën om de overgang naar een nieuwe werkplek zo soepel mogelijk te laten verlopen en om de betrokkenheid van nieuwe medewerkers vanaf dag één te versterken. Hierdoor wordt de kans op een vroegtijdig afscheid aanzienlijk kleiner. Met een zorgvuldig samengesteld onboardingproces win je niet alleen het vertrouwen van medewerkers, maar bouw je ook een positieve en duurzame werkcultuur op die talenten behoudt én motiveert!
Wat is onboarding?
Onboarding is het proces waarbij nieuwe medewerkers worden geïntroduceerd in een organisatie, hun functie en de bedrijfscultuur. Het doel is om nieuwe medewerkers snel en effectief te integreren zodat ze zich welkom voelen, zich kunnen aanpassen aan hun nieuwe werkomgeving en hun werk effectief kunnen uitvoeren.
De betekenis van onboarding gaat verder dan alleen het uitleggen van de functie en taken, het regelen van je toegangspasje en het klaarzetten van de computer (hoewel zelfs dat nog heel vaak misgaat op de eerste dag). Het gaat ook om het inwerken in de bedrijfscultuur, het opbouwen van relaties met collega’s en het begrijpen van de visie en waarden van de organisatie.
Waarom is onboarding belangrijk?
Onboarding van nieuwe medewerkers is belangrijk omdat het de basis legt voor het succes van een nieuwe werknemer binnen de organisatie. Het zorgt voor een hogere tevredenheid, een betere werkrelatie en een grotere betrokkenheid, wat uiteindelijk bijdraagt aan het behoud van medewerkers.
Bovendien willen werknemers niet alles zelf hoeven uit te vogelen. Persoonlijke begeleiding vermindert de kans dat medewerkers vroegtijdig vertrekken en verhoogt hun productiviteit op de lange termijn.
Wat is het verschil tussen onboarden en inwerken?
Hoewel de termen vaak door elkaar gebruikt worden is er een subtiel verschil. Inwerken richt zich voornamelijk op het aanleren van de taken en verantwoordelijkheden van een nieuwe medewerker. Het is het praktische aspect van het kennismaken met de functie.
Onboarden is een breder proces dat ook het integreren van de medewerker in de organisatie als geheel omvat. Het gaat verder dan alleen werkgerelateerde vaardigheden en is ook gericht op de algehele ervaring en betrokkenheid van de medewerker.
Wie is verantwoordelijk voor een goede onboarding?
De verantwoordelijkheid voor een goede onboarding ligt bij verschillende partijen binnen de organisatie. Het gaat voornamelijk leidinggevenden, de HR-afdeling, collega’s en ook de nieuwe medewerker zelf aan.
HR
Om te beginnen speelt de HR-afdeling een belangrijke rol in het plannen en coördineren van het onboardingprogramma. Zij zorgen voor een gestructureerde aanpak door trainingsmaterialen te bieden, administratieve taken zoals contracten en bedrijfsbeleid in orde te maken, en de medewerker wegwijs te maken in de bedrijfscultuur. HR is verantwoordelijk voor het creëren van een ondersteunende omgeving waarin de nieuwe medewerker zich welkom voelt en de visie en waarden van de organisatie leert kennen.
Leidinggevenden en managers
Vervolgens komt de rol van de leidinggevenden en managers. Zij zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse begeleiding van de nieuwe medewerker. Leidinggevenden zorgen ervoor dat de medewerker duidelijke verwachtingen heeft over de functie en de doelstellingen. Ze bieden de nodige middelen en ondersteuning om de medewerker succesvol te laten starten.
Daarnaast is het belangrijk dat leidinggevenden regelmatig feedback geven en zorgen voor een goede communicatie. Ze spelen ook een belangrijke rol in het integreren van de nieuwe medewerker in het team en de bredere organisatie.
Collega’s
Ook collega’s dragen bij aan een succesvolle onboarding. Ze bieden ondersteuning bij dagelijkse taken, beantwoorden vragen en helpen de nieuwe medewerker zich welkom te voelen binnen het team.
Collega’s kunnen een mentorrol vervullen, wat het onboardingproces vergemakkelijkt en de medewerker sneller helpt zich thuis te voelen. Het opbouwen van relaties met collega’s is van groot belang en helpt bij het versterken van het teamgevoel.
De nieuwe medewerker zelf
Tot slot is het belangrijk dat de nieuwe medewerker zelf actief deelneemt aan de onboardperiode. Dit kunnen ze doen door vragen te stellen, feedback zoeken en openstaan voor nieuwe informatie. Door initiatief te tonen en zich in te zetten om zich aan te passen kan de medewerker bijdragen aan zijn of haar succes binnen de organisatie.
Belangrijk voor een goed onboardingprogramma
Nieuwe medewerkers hebben verschillende verwachtingen van een onboardingprogramma. De volgende onderdelen zijn belangrijk voor hun integratie en succes binnen de organisatie:
1. Een welkom gevoel
Ze willen zich snel op hun gemak voelen en onderdeel worden van het team. Dit gaat om zowel het leren van hun werk als het begrijpen van de bedrijfscultuur en de waarden van de organisatie.
2. Duidelijkheid en structuur
Nieuwe medewerkers verwachten een duidelijk overzicht van de belangrijkst taken, verantwoordelijkheden en verwachtingen voor de eerste weken. Zo weten ze wat ze kunnen verwachten en wat er van hen wordt verlangd.
3. Benodigde middelen en tools
Nieuwe medewerkers willen toegang tot de juiste apparatuur, software en interne systemen. Zo kunnen ze efficiënt en effectief werken vanaf hun eerste dag.
4. Ondersteuning en begeleiding
Medewerkers verwachten voldoende ondersteuning van leidinggevenden en collega’s met ruimte voor vragen en begeleiding. Dit helpt ze om zich aan te passen en te groeien in hun rol.
5. Training en ontwikkeling
Ze verwachten training en ontwikkelingsmogelijkheden om hun vaardigheden en kennis uit te breiden, gericht op hun rol binnen de organisatie.
6. Feedback en erkenning
Regelmatige feedbackgesprekken over hun voortgang, positieve erkenning en constructieve begeleiding zijn belangrijk voor hun motivatie en betrokkenheid bij het bedrijf. Zo creëer je een omgeving waar medewerkers zich gewaardeerd en ondersteund voelen.
Hoe ziet een succesvol onboardingprogramma eruit?
Het is belangrijk dat een nieuwe medewerker zich welkom voelt, snel productief wordt en zich verbonden voelt met de organisatie. Het omvat verschillende fasen, van vóór de eerst werkdag tot enkele maanden na de start en daarna. Hieronder een beschrijving van wat er geregeld moet worden in elke fase:
Voor de eerste werkdag
De voorbereiding is belangrijk voor een succesvolle start. Denk aan de volgende punten die geregeld moeten worden:
- Voorbereidingen treffen
Zorg ervoor dat alle administratieve taken zoals contracten, salarisinformatie en belastingformulieren voorafgaand aan de eerste werkdag geregeld zijn. - Werkplek en middelen klaarmaken
Bereid de werkplek van de nieuwe medewerker volledig voor. Richt de werkplek in, zorg voor de juiste apparatuur (laptop, telefoon, softwaretoegang) en het verstrekken van bedrijfspolicies en informatie over interne systemen. - Onboardingmateriaal verstrekken
Stuur vooraf belangrijke documenten zoals een werknemershandboek, bedrijfsregels en informatie over de bedrijfscultuur zodat de medewerker zich kan voorbereiden. - Een welkomstpakket
Zorg voor een welkomstpakket met bijvoorbeeld merkproducten, een persoonlijke boodschap van het team of de leidinggevende en een planning voor de eerste week.
De eerste werkweek
De eerste werkweek draait om kennismaking en inwerken. Denk daarbij om de volgende punten:
- Introductie en kennismaking
De eerste werkdag moet beginnen met een uitgebreide introductie. Geef een rondleiding door het bedrijf, maak kennis met het team en vertel over de organisatie, cultuur en waarden. - Training en tools
Bied de benodigde training aan voor systemen, software en processen die de nieuwe medewerker nodig heeft om aan het werk te kunnen. Dit kan ook trainingen omvatten voor cultuur en compliance. - Mentor of buddy
Wijs een collega aan als mentor of buddy die de nieuwe medewerker helpt zich in te werken, vragen beantwoordt en ondersteunt bij het opbouwen van relaties. - Regelmatige check-ins
Zorg voor dagelijks of wekelijks overleg met de leidinggevende om voortgang te bespreken, vragen te beantwoorden en feedback te geven.
De eerste maand
In de eerste maand ligt de focus op verdere integratie en ontwikkeling. Let daarbij op:
- Vervolgtraining
Bied vervolgtraining aan, bijvoorbeeld over het gebruik van tools, processen of andere werkgerelateerde vaardigheden die belangrijk zijn voor de functie. - Versterken van de teamrelaties
Organiseer sociale activiteiten of teamuitjes zodat de nieuwe medewerker zich meer verbonden voelt met het team en de organisatie. - Feedbacksessies
Na de eerste maand is een formeel feedbackmoment belangrijk. Dit geeft de mogelijkheid om te bespreken hoe de nieuwe medewerker zich voelt, wat goed gaat en waar nog ondersteuning nodig is.
De eerste drie maanden
Na drie maanden is het tijd om te evalueren. Dit kun je zo aanpakken:
- Evaluatie en doelstellingen
Na drie maanden is het tijd voor een diepgaandere evaluatie van de voortgang. Bespreek behaalde doelen, persoonlijke ontwikkeling en eventuele obstakels. - Langdurige ondersteuning
Bied de medewerker de mogelijkheid voor verdere ontwikkeling en training, en zorg dat er open communicatie blijft over persoonlijke en professionele groei. - Integratie en organisatie
Zorg ervoor dat de medewerker volledig geïntegreerd is in de organisatie en dat er een duidelijk pad is naar de volgende stappen van hun carrière binnen het bedrijf.
Doorlopende begeleiding
Een goede onboarding eindigt niet na drie maanden. Het is belangrijk om de medewerker te blijven ondersteunen met regelmatige evaluaties en mogelijkheden voor professionele ontwikkeling om hun betrokkenheid en succes op lange termijn te waarborgen.
7 tips voor een succesvolle onboarding
Het is belangrijk dat nieuwe medewerkers een prettige “landing” krijgen. Daarom geven we 7 tips voor een succesvolle onboarding:
1. Begin vóór de eerste werkdag
Onboarding begint niet pas op de eerste werkdag. Wie slim is, bereidt de werknemer vóór die tijd al voor op de werkzaamheden. Bedenk dat er vaak flink wat weken zitten tussen de aanname en de eerste werkdag. Om het enthousiasme bij het tekenen van de arbeidsovereenkomst vast te houden is het verstandig om de werknemer vlak daarna al te betrekken bij een aantal zaken. Waarom niet alvast een kennismaking met de afdeling (eventueel gekoppeld aan een borrel of bedrijfsuitje dat in die tijd plaatsvindt)?
Leuk is ook om de nieuwe medewerker vast warm te maken voor de nieuwe carrièrestap. Stuur een welkomstvideo met informatie over het bedrijf met daarnaast informatie over de cultuur, de values en interessant bedrijfsnieuws. Op de eerste werkdag (en ook de dagen erna) komt er al zoveel op een nieuwe werknemer af dat dit soort informatie snel ondersneeuwt.
2. Maak een strategisch programma
Onboarding is niet iets wat je pas bedenkt als een werknemer voor het eerst begint. En ook niet iets wat je aan de desbetreffende manager moet overlaten – in de hoop dat diegene er wat leuks van maakt.
Maak een duidelijk plan over wat je als bedrijf belangrijk vindt om te delen met de nieuwe medewerker, wie daarvoor verantwoordelijk is en in welke fase dat gebeurt. Hoe meer er van tevoren vastligt en klaar staat, hoe makkelijker het is en hoe professioneler het overkomt.
Ongetwijfeld is er ook verschil (maar ook overlap) tussen het inwerken van de ene functie en de andere. Een goed strategisch onboardingprogramma maakt die verschillen inzichtelijk en zorgt dat iedere nieuwe medewerker een onboarding krijgt die bij de functie of positie past.
3. Breng iedereen aan boord
Een strategisch onboardingprogramma maakt iemand niet alleen. Het is prima om het eigenaarschap bij één afdeling te leggen (waarschijnlijk HR) maar het is ook goed om andere afdelingen erbij te betrekken. Zo kunnen zij elk hun wensen doorgeven over wat de nieuwe werknemer zou moeten weten voordat diegene begint. En zo weten ze ook wat de nieuwe medewerker al weet en kan verwachten bij binnenkomst op de eerste dag.
Via de managers moeten ook de overige medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt. Bij onboarding moet uiteindelijk iedereen in het bedrijf “aan boord” zijn.
4. Laat veel van jezelf zien
Hoe meer je als bedrijf van je zelf laat zien, hoe makkelijker het voor een ander wordt om jou te leren kennen. Zet de informatie op een centrale plaats neer (op het intranet of op een apart welkomstgedeelte op je site, vergelijkbaar met een werkenbij-site). Zo heeft de nieuwe medewerker altijd een vaste plek waar de belangrijkste zaken terug te vinden zijn.
Je kunt ervoor kiezen om de nieuwe medewerker niet alleen maar een link toe te sturen met de mededeling “kijk hier voor alle informatie”. Leuker is het om de onderdelen gefaseerd onder de aandacht te brengen in een vooraf bepaald mailproces (zoals al genoemd in punt 1). Maar doordat de informatie wel op een vaste plek staat kan het later makkelijker later teruggevonden worden.
Op zo’n plek kun je ook een verwijzing maken naar de blogs van het bedrijf waarin informatie staat over succesvolle projecten, boeiende klantcases of verhalen van medewerkers die een interessante carrièregroei hebben doorgemaakt. Een beetje new hire heeft die blogs al gelezen voor hun sollicitatie, maar anders kunnen ze ook nu nog veel leren over het bedrijf waar ze gaan werken.
5. Stel een buddy aan
Hoeveel je ook deelt over je bedrijf en je cultuur, de praktijk leer je als werknemer natuurlijk nog beter en sneller als je een buddy aan je zijde hebt. Een buddy fungeert als een persoonlijke coach bij wie je terecht kunt voor al je bedrijfsvragen en werkgerelateerde vragen. Het helpt daarom om een buddy aan te wijzen die dicht bij de functie zit en niet iemand van een andere afdeling.
Uiteindelijk zal een nieuwe werknemer best vaak tegen vragen aanlopen die niet beschreven staan in alle welkomstdocumentatie of die niet even snel te vinden zijn. Een persoonlijke buddy maakt het daarom makkelijker om even te vragen waar bepaalde zaken op de server staan, hoe je een vergaderkamer boekt of bij wie je terechtkunt op een andere afdeling voor bepaalde vragen.
6. Kies snel een feedbackmoment
Het is belangrijk om aan het begin een vinger aan de pols te houden. Plan daarom snel een feedbackmoment in waarin de manager met de nieuwe medewerker de voortgang bespreekt. Wacht niet tot het eerste geplande halfjaargesprek, want dan is er al te veel tijd verstreken. Geef de nieuwe medewerker snel de kans om issues aan te kaarten of prangende vragen te stellen.
Hoe meer je communiceert met elkaar in het begin hoe sneller de nieuwe medewerker zich thuis kan voelen in een bedrijf. En hoe sneller je als manager de medewerker leert kennen. Want uiteindelijk is onboarding tweerichtingsverkeer en zul jij ook de nieuwe medewerker moeten leren kennen.
7. Stop niet na de eerste maand
Onboarding is geen kwestie van een maandje de nieuwe werknemer onderdompelen met bedrijfsinformatie en dan verwachten dat diegene alles weet. Natuurlijk weet de medewerker dan wel waar de vergaderkamers zijn en kent die de belangrijkste collega’s. Maar werkinhoudelijk staat diegene pas aan het begin. Blijf een nieuwe medewerker dan ook in de maanden erna nog extra begeleiden.
Het grootste gevaar is dat de verwachtingen die de medewerker had van de functie niet geheel overeenkomen met de werkelijkheid. Uiteraard heb je alles in de vacaturetekst en het sollicitatiegesprek zo goed mogelijk proberen duidelijk te maken, maar de alledaagse praktijk is altijd anders en werkzaamheden en bedrijfsstrategieën kunnen sowieso veranderen.
Blijf daarom in gesprek. Ander loop je het risico dat de nieuwe medewerker ineens besluit dat deze baan niet bij ze past en zich aansluit bij die 40% die een baan vroegtijdig verlaat. Terwijl je dit wellicht had kunnen voorkomen!
Succesvolle onboarding van nieuwe medewerkers dankzij Monsterboard
Is het onboardingproces van jouw bedrijf klaar om de juiste talenten aan te trekken? Dan is het de hoogste tijd om het in de praktijk te brengen! Met de Pay-for-Performance vacatures van Monsterboard worden de advertenties proactief gericht op kandidaten met de juiste vaardigheden, titels en locaties. Dit betekent dat geschikte kandidaten snel en tegen lagere kosten worden bereikt dan met een traditionele vacature. Hierdoor kun je de juiste kandidaat dus nog sneller een warm welkom heten!