Meest populaire vacatures

28Banen gevonden

28 Banen gevonden 

B
B

Executive Assistant

BNP Paribas

Amsterdam, NH
30+ dagen geleden
Amsterdam, NH
30+ dagen geleden
Job Description
NL-CIB555

The Executive Assistant provides general officesupport to several Executives, giving adequate consideration to Paribas goals, policy, procedures andoperations. The Executive Assistant acts as a buffer for senior management,guarding their priorities and dealing with generic requests that do notnecessarily need to be brought to the attention of the Executive(s) inquestion.


The main responsibilities are:

  • Assuring an efficient day-to-day work organization / performance of several Executives by efficiently managing multiple calendars simultaneously on a non-conflict basis being decisive and exercising sound business judgment, arranging schedules, appointments, accommodations and itineraries for the Executives.
  • Ensures confidential treatment of all sensitive matters, documents and records.
  • Performs special projects and organizes external and internal events in addition to assuming additional responsibilities as assigned/agreed by the Executive.
  • Makes periodical management reports and presentations independently (PowerPoint) for use by Executives.
  • Acts as back-up of the other assistants and Office Management in case of shortage of staff and for a limited period.
N
N

Senior Administrative Assistant

Nike

Hilversum
3 dagen geleden
Hilversum
3 dagen geleden
Description

WHO WE ARE LOOKING FOR

We’re looking for a Team (Administrative) Assistant for our Market Place Units (MPUs) Merchandising Team in EMEA. You’ll support a team of Senior Directors in our Merchandising Management team, enabling them to keep up with the company’s rapid pace. Acting as a liaison your talents in problem solving, organization, time management and more will help fuel Nike’s success. You’ll learn how Nike operates through being responsible for coordinating and leading certain activities and being involved with initiatives that are designed to improve Nike’s business position and operating model, giving you a unique insight into the opportunities that exist for building a career with Nike.

WHAT YOU WILL WORK ON;

  • Handling Senior Directors’ schedules, ensuring appointments are created, updated or cancelled in a timely manner. Ensure appropriate locations for events and meetings are secured and arrange catering as requested.
  • Enable successful team events. Use your judgement on when to work with the Senior Director and when to use your own initiative to ensure suitable locations are secured, catering and audio visual requirements are understood and provided for, accommodation for attendees is booked as necessary, travel requirements of attendees are understood, and travel arrangements are made/confirmed.
  • Keep meeting owners informed of the latest projected cost for the meeting to ensure compliance to budget targets. Coordinate and maintain invoices from external partners. Create Senior Directors expenses reports.
  • Manage Senior Directors travel arrangements to attend Nike events as appropriate. Book flights, train tickets, accommodation and arrange Visas when needed.
  • Support the induction and introduction of new employees. Support new employees by ensuring they are introduced to their respective team and have the necessary and relevant support, advice and guidance from the necessary teams in our business as appropriate.
  • Support ad’hoc administrative activities (preparation for office moves, request office access, etc…).

WHO YOU WILL WORK WITH


You will primarily work with your Senior Directors in Merchandising in EMEA and their teams. Secondary you will work with Executive Assistants and other Team Assistants in EMEA and globally as well as external vendors, Finance and the Events Team. You will enable the successful visits of functional teams from other Geographies and locations as appropriate by helping them to secure travel, as well as visas and accommodation if necessary.


Qualifications

WHAT YOU BRING

  • At least 3 years' experience as an Administrative Assistant or Team Assistant
  • Excellent MS Office skills especially Outlook, Excel, PowerPoint.
  • Able to work flexible hours, and the ability travel for off-sites and meetings (when we are travelling again)
  • Must have strong negotiation and influencing skills and ability to resolve conflict and multiple priorities
  • Ability to maintain confidential Information - handle with extreme discretion & in a professional manner.
  • Excellent communications skills (written and verbal) and fluent in English, Dutch is an advantage
  • A pro-active and structured team player in a fast paced environment
  • Responds positively to change, ambiguity, adversity and pressure
  • Flexible, resourceful and strategic multi-tasker
  • Works individually and accepts accountability for results
N
N

Senior Administrative Assistant

Nike

Hilversum
2 dagen geleden
Hilversum
2 dagen geleden
WHAT YOU BRING
+ At least 3 years' experience as an Administrative Assistant or Team Assistant
+ Excellent MS Office skills especially Outlook, Excel, PowerPoint.
+ Able to work flexible hours, and the ability travel for off-sites and meetings (when we are travelling again)
+ Must have strong negotiation and influencing skills and ability to resolve conflict and multiple priorities
+ Ability to maintain confidential Information - handle with extreme discretion & in a professional manner.
+ Excellent communications skills (written and verbal) and fluent in English, Dutch is an advantage
+ A pro-active and structured team player in a fast paced environment
+ Responds positively to change, ambiguity, adversity and pressure
+ Flexible, resourceful and strategic multi-tasker
+ Works individually and accepts accountability for results DO NOT EDIT
WHO WE ARE LOOKING FOR
We’re looking for a Team (Administrative) Assistant for our Market Place Units (MPUs) Merchandising Team in EMEA. You’ll support a team of Senior Directors in our Merchandising Management team, enabling them to keep up with the company’s rapid pace. Acting as a liaison your talents in problem solving, organization, time management and more will help fuel Nike’s success. You’ll learn how Nike operates through being responsible for coordinating and leading certain activities and being involved with initiatives that are designed to improve Nike’s business position and operating model, giving you a unique insight into the opportunities that exist for building a career with Nike.
WHAT YOU WILL WORK ON;
+ Handling Senior Directors’ schedules, ensuring appointments are created, updated or cancelled in a timely manner. Ensure appropriate locations for events and meetings are secured and arrange catering as requested.
+ Enable successful team events. Use your judgement on when to work with the Senior Director and when to use your own initiative to ensure suitable locations are secured, catering and audio visual requirements are understood and provided for, accommodation for attendees is booked as necessary, travel requirements of attendees are understood, and travel arrangements are made/confirmed.
+ Keep meeting owners informed of the latest projected cost for the meeting to ensure compliance to budget targets. Coordinate and maintain invoices from external partners. Create Senior Directors expenses reports.
+ Manage Senior Directors travel arrangements to attend Nike events as appropriate. Book flights, train tickets, accommodation and arrange Visas when needed.
+ Support the induction and introduction of new employees. Support new employees by ensuring they are introduced to their respective team and have the necessary and relevant support, advice and guidance from the necessary teams in our business as appropriate.
+ Support ad’hoc administrative activities (preparation for office moves, request office access, etc…).
WHO YOU WILL WORK WITH
You will primarily work with your Senior Directors in Merchandising in EMEA and their teams. Secondary you will work with Executive Assistants and other Team Assistants in EMEA and globally as well as external vendors, Finance and the Events Team. You will enable the successful visits of functional teams from other Geographies and locations as appropriate by helping them to secure travel, as well as visas and accommodation if necessary.
NIKE, Inc. is committed to employing a diverse workforce. Qualified applicants will receive consideration without regard to race, color, religion, sex, national origin, age, sexual orientation, gender identity, gender expression, protected veteran status, or disability. NIKE is committed to working with and providing reasonable accommodation to individuals with disabilities. If, because of a medical condition or disability, you need a reasonable accommodation for any part of the employment process, please call +1 503-671-4156 and let us know the nature of your request, your location and your contact information.
H
H

Operations Assistant - Bussum

High Quality Detachering & Interim Management BV

Bussum, NH
15 dagen geleden
Bussum, NH
€2.8k - €4.5k Per maand
15 dagen geleden
€2.8k - €4.5k Per maand

Voor NGL International, een vooruitstrevende organisatie in Bussum, zijn wij op zoek naar een Operations Assistant voor 32 tot 40 uur per week.
Wat ga je doen?
NGL International gaat over een levenshouding en leiderschap binnen de sociale context. Het is purpose led, open en adaptief, gericht op duurzame resultaten en op de uitdagingen van onze wereld.
Het is hun missie om een ​​nieuwe generatie leiders bij te staan ​​in hun zoektocht naar succes, terwijl ze bedrijven en de samenleving naar een meer rechtvaardige, inclusieve en duurzame toekomst leiden.
Zij zijn hier om deze leiders te begeleiden in hun professionele en persoonlijke ontwikkeling via Executive Coaching, en om hen te helpen bij het vormen van effectieve teams via Executive Search. Ze gebruiken ook effectieve Executive Assessment-tools om leiders en teams te helpen bij het identificeren van persoonlijke en operationele leiderschapsattributen, zodat ze daarop kunnen voortbouwen.

De vacature


Wij zijn voor het team van een Managing Partner en 5 Associated Partners op zoek naar een Operations Assistant die de organisatie en de Managing Partner ondersteunt bij alle projecten waarin wij betrokken zijn. We zijn op zoek naar een getalenteerde en ambitieuze Assistant voor 32 tot 40 uur per week.
Operationeel ben je in hoofdlijnen verantwoordelijk voor:
  • Verschillende vormen van communicatie met alle relaties op hoog niveau;
  • Projectmanagement voor alle opdrachten, inclusief complex agenda beheer;
  • Evenementen en overige initiatieven op het gebied van marketing & communicatie;
  • Alle (financiële) administratie en communicatie met de boekhouder;
  • Alle contacten met leveranciers en samenwerkingspartners.

In de functie van (Executive) Assistant ben jij de rechter- en linkerhand van de Managing Partner. Je ondersteunt haar bij haar werkzaamheden en zorgt dat alle zaken succesvol worden voorbereid en afgerond. Je ondersteunt niet alleen, maar fungeert ook als sparringpartner. Naast dat je de planning verzorgt en bewaakt stuur je ook bij wanneer deadlines of afspraken niet haalbaar blijken te zijn. Je stelt hierbij kaders op het juiste moment en geeft feedback.
Het gaat om een zeer gevarieerde en zelfstandige rol waarin veel te leren en te ontwikkelen is. De combinatie van de werkzaamheden betekent dat je voortdurend schaakt op verschillende borden, een goed ontwikkeld gevoel hebt voor het "managen" van zakelijke relaties op hoog niveau en gewend bent met vertrouwelijke informatie om te gaan. Je zorgt voor continuïteit in beleidsvoering en regelmaat in de dag. Dankzij jou worden langdurige projecten ingekort en de werkwijze gestructureerd. Jij zorgt voor communicatie naar het team en de buitenwereld. Jouw ideeën en gedachtes worden altijd zeer gewaardeerd, in de teammeetings of in de projecten waar je medeverantwoordelijk voor bent.
Werken met een internationale scope brengt uiteraard ook het nodige ad-hoc werk met zich mee, waarbij steeds een beroep wordt gedaan op jouw pro-activiteit en organisatiesensitiviteit. Jouw toegevoegde waarde voor NGL bestaat uit het opereren tussen de linies, de spin in het web die processen beter laat verlopen en het team het comfort geeft zich te kunnen focussen op hoofdzaken.
De uitdaging van deze functie zit vooral in de context waarin je komt te werken; internationaal, hoog opgeleid, ambitieus en in verschillende werkvelden met verschillende achtergronden. Voor de ideale kandidaat is deze context de motor om elke keer in actie te komen, lijnen met elkaar te verbinden en ons team te attenderen op gevoeligheden die zij mogelijk zelf over het hoofd zouden zien.


Over jou
  • We zoeken een ambitieuze, leergierige en nieuwsgierige high-potential met volgende kenmerken:
  • HBO+ achtergrond;
  • Minimaal 5 jaar werkervaring in het bedrijfsleven;
  • Hands-on instelling met hoge energie;
  • Snelle denker en doener;
  • Uitstekende communicatievaardigheden. ABN en Engels in zowel woord als geschrift;
  • Self-starter, autonoom, met een zeer zelfstandige instelling.
Wat krijg je?

  • Een uitdagende en afwisselende functie met veel persoonlijke vrijheid;
  • Een positief en ondernemend werkklimaat waar je snel veel leert;
  • Salarisindicatie op basis van ervaring en senioriteit ligt tussen € 2800 en 4500 bruto per maand op basis van 40 uur
  • Eindejaarsuitkering op basis van een 13e maand

High Quality Recruitment ondersteunt NGL Internationalexclusief in deze procedure. Dit betekent dat reacties van andere bureaus niet op prijs worden gesteld. Sollicitaties kunnen verstuurd worden naar Gerard Zwart, bereikbaar via g.zwart@high-quality.nl. Voor vragen over de functie kun je terecht bij Nadine Janssen, te bereiken via n.janssen@ngl-international.com en 020 - 705 89 10.


P
P

Executive Assistant

Page Personnel

Hoofddorp, NH
10 dagen geleden
Hoofddorp, NH
€50k - €68k Per jaar
10 dagen geleden
€50k - €68k Per jaar

This is a position supporting the Vice President Global Sourcing in high-level administrative support and commercial/sourcing activities.
Client Details
Our client is a global marketing, distribution and project development company.
Description
  • Administrative support:
    • Manage complex agenda and travel arrangements
    • Handling administrative activities such as travel plans and coordinating meetings for the VP
    • Organize and coordinate meetings/conferences/events
    • Follow up on action items and be able to anticipate ahead
    • Follow up on actions with internal stakeholders
    • Manage expenses
    • Write and draft letters and meeting follow up documents
    • Communicate with senior executives and executive PA's to arrange meetings and follow ups
  • Sourcing/commercial activities:
    • Maintain purchasing spreadsheets and update regularly
    • Basic data analysis and work with business analyst to get information as requested and interpreted
    • Work on development of Supplier Relationship Management (SRM)
    • Engage with suppliers to advance opportunity pipeline as requested by VP
    • Ensure Sourcing Opportunity Pipeline is updated, and project status is correct and new task listed
    • Following up on assigned action items from meetings with suppliers

Engage with other members of the sourcing team and ensure we have proper follow up on requested items
Profile
  • > 5 years of experience as an executive assistant or other relevant administrative support experience.
  • Good organization and time management
  • Good administrative skills
  • Good communication skills, written and verbal
  • Fluent in English and Dutch is a must. Command of other languages is a plus
  • Accurate and attention to detail
  • Excellent knowledge of Microsoft office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint and Teams)
  • Out of the box thinker
  • Strong problem-solving ability
  • High degree of interpersonal skills
  • Enjoys fast paced working conditions
  • Must be available after office hours to respond
  • Strong analytical skills in reviewing data and trends
  • Must be flexible and able to work under pressure
  • Highly adaptable

Job Offer
  • Good salary and additional benefits
  • Great work environment with great colleagues
  • A very challenging job with a lot of responsibility
M
M

Executive Assistant - EMEA

Merit Medical

Maastricht, LI
30+ dagen geleden
Maastricht, LI
30+ dagen geleden
Merit Medical EMEA is looking for an Executive Assistant to the President EMEA
(Fulltime position; location Maastricht, The Netherlands)
About the Role: Merit Medical EMEA is looking for an Executive Assistant to support and assist the President EMEA at the Merit Medical EMEA headquarters in Maastricht, The Netherlands. A successful Executive Assistant should have a wide array of skills, be highly self-motivated, adaptable, capable of managing high workload and prioritizing tasks. This is an excellent opportunity for a professional with experience in a senior office (CEO, President, etc.) who enjoys a high degree of responsibility and thrives in a dynamic and ever-changing environment.
Essential Duties and Responsibilities
* Provide administrative support to the President EMEA by assisting with duties of an advanced, complex, sensitive, and confidential nature; attends to a variety of administrative details
* Coordinate and organise travel arrangements
* Prepare all outgoing and accept all incoming correspondence
* Take and distribute meeting minutes
* Note commitments made by supervisor during meetings and arranges for staff implementation
* May, in the Supervisor's absence, ensure that requests for information or action are relayed to the appropriate staff member and, as needed, interpret such requests and assists in implementing action where necessary
* Summarize content of incoming information or meetings to assist Supervisory and coordinate new information while drawing attention to important parts or conflicts
* Make sure that information is furnished in a timely manner for the President EMEA
* Decide whether the President EMEA should be notified of important or emergency matters
* Establish, maintain and foster positive and effective working relationships with those contacted in the course of work, and addressing any issues in a timely fashion
* Perform other duties as assigned
Requirements
* Education and/or experience equivalent to a bachelor degree in business administration or similar
* Work related experience in a senior office (e.g. CEO or President) and a minimum of five years of responsible administrative and secretarial support
* Excellent interpersonal and organisational skills
* The ability to professionally communicate with all levels of staff, in a culturally diverse, multilingual and international setting
* Strong problem-solving skills
* Excellent analytical skills, observation skills and ability to make accurate decisions
* Ability to hear and use confidential company information in a responsible and discrete manner
* Ability to work under strict time constraints and meet deadlines under pressure in a dynamic environment
* Demonstrated excellent computer skills (Excel, Word, Outlook, PowerPoint and other applicable software programs)
* Excellent English and Dutch language skills, additional language(s) desirable
#LI-POST
At Merit Medical, our mission is to create innovative medical devices that improve lives. Our goal is to hire and develop people who want to build something special through hard work, team effort, and commitment. Together, we are making a difference in the lives of patients around the world.
Follow Us:
Equal Opportunity Employer Minorities/Women/Protected Veterans/Disabled
V
V

Executive Assistant, Amsterdam

Van der Pal Recruitment

Amsterdam, NH
10 dagen geleden
Amsterdam, NH
10 dagen geleden

Executive Assistant, Amsterdam

 

Opdrachtgever:

Onze opdrachtgever is een bekende, wereldwijd opererende speler in de zakelijke dienstverlening. Deze opdrachtgever is innovatief en marktleider op hun gebied. Wij zijn op zoek naar een professionele en ervaren rechterhand voor 2 partners.

 

De functie:

Als executive assistant bied je op hoog niveau ondersteuning in de meest brede zin van het woord. Je schakelt snel, stelt altijd de juiste prioriteiten en anticipeert op adequate wijze op lopende en ad hoc zaken. Je draagt in belangrijke mate bij aan de goede kwaliteit van de af te leveren diensten. Je bent het eerste aanspreekpunt, geeft informatie en beheert de agenda. Je bereidt klantbezoeken voor, voorziet in benodigde documenten en houdt rekening met relevante details. Je verzorgt de correspondentie in de Engelse en Nederlandse taal, filtert e-mail en onderhoudt interne en externe contacten. Je boekt zakenreizen, reserveert hotels en zorgt voor vergaderlocaties in het buitenland zodra dit weer mogelijk is. Je denkt mee en vooral vooruit en biedt een pro actieve ondersteuning. In deze positie werk je veelal samen met de partners, het management en je collega executive assistants. Daarbij vang het werk van jouw collega assistants op bij afwezigheid.

 

De kandidaat:

Je bent een praktisch ingestelde en  resultaatgerichte persoonlijkheid. Je functioneert zelfstandig en beschikt over een helicopterview. Je weet op prettige wijze zaken gedaan te krijgen en bent een organisator pur sang. Je communiceert op heldere wijze, bent initiatiefrijk en voelt je verantwoordelijk voor het af te leveren eindproduct. Inzicht in en betrokkenheid bij de organisatie als mede flexibiliteit en stressbestendigheid zijn vereisten in deze functie. Je stelt de juiste prioriteiten, schakelt snel en werkt probleemoplossend. Je beschikt over uitstekende sociale, communicatieve eigenschappen en hebt oog voor detail. Je bent professioneel, servicegericht en beschikt over een juiste dosis humor.

 

Functiecriteria:

  • HBO werk- denkniveau.
  • Ruime relevante werkervaring binnen zakelijke dienstverlening.
  • Uitstekende kennis van MS Office.
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
  • Het betreft een fulltime functie (40 uur).
W
W

Personal Assistant

Walters People

Amsterdam, NH
3 dagen geleden
Amsterdam, NH
3 dagen geleden

Ben jij een ervaren Personal Assistant? Haal jij voldoening uit het meedenken met het bedrijf? Bij een consultancy bedrijf in Amsterdam zijn wij per direct op zoek naar een Personal Assistant.
Als Personal Assistant ondersteun jij de HR partner en ben jij het eerste aanspreekpunt voor externe relaties. Er wordt verwacht dat je meedenkt in diverse processen en dat je werk ziet liggen en dit proactief oppakt.
Taken en verantwoordelijkheden
  • Rechterhand van de HR partner
  • Complex agenda- en emailbeheer
  • Meehelpen bij de executive search
  • Voorbereiden en plannen van meetings
  • Opstellen en nalezen van documentaties
  • Aanspreekpunt voor externe relaties (relatiebeheer)
  • Organiseren van reizen (wanneer dit weer mogelijk is)
  • Diverse ad-hoc werkzaamheden

Functieprofiel
  • Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie
  • HBO of WO werk- en denkniveau
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in zowel woord als geschrift
  • Ervaring met Microsoft Office
  • Proactieve houding en stressbestendig
  • Geen 9 tot 5 mentaliteit
  • Zelfstarter en communicatief vaardig
  • Je kunt goed overweg met data

Ons aanbod
  • Marktconform salaris
  • Functie voor 40 uur per week

Enthousiast? Reageer dan snel of neem contact met mij op voor vragen!
V
V

Executive Assistant Executive Search, Amsterdam Zuidas

Van der Pal Recruitment

Amsterdam, NH
10 dagen geleden
Amsterdam, NH
10 dagen geleden

 

Executive Assistant Executive Search, Amsterdam Zuidas

 

Opdrachtgever:

Onze opdrachtgever is een vooraanstaande (internationale) Executive Search firm. Zij zijn gevestigd op de Zuidas en hebben cliënten binnen uiteenlopende sectoren. Ter ondersteuning van een van de consultants zijn wij op zoek naar een enthousiaste executive assistant.

 

De functie:

In deze zeer internationale practice, ondersteun je de drukbezette managing director met alle dagelijkse taken. Je beheert de complexe agenda, verzorgt (Engelstalige) correspondentie aan cliënten en kandidaten, regelt gesprekken van (buitenlandse) kandidaten, verzamelt relevante stukken er voorbereiding van prospects. Je beheert de mailbox, organiseert en coördineert reizen en onderhoudt de interne en externe contacten. Je verzorgt expense reports en houdt kandidaten – en cliëntenfiles up-to-date. Er wordt van jou verwacht dat je mee- en vooruit denkt en pro actief reageert op alle lopende zaken in deze practice. Je bent in deze rol het eerste aanpreekpunt voor alle betrokken partijen en een sparringpartner voor de managing partner.

 

De kandidaat:

Je bent een ervaren, professionele assistant die in staat is snel te schakelen en veel borden in de lucht kan houden. Je werkt zelfstandig, gestructureerd en weet op prettige wijze zaken gedaan te krijgen. Je voelt je verantwoordelijk voor een perfect lopende (vooral Engelstalige) praktijk en biedt hiervoor de juiste ondersteuning. Je bent discreet, stressbestendig en flexibel met uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden. Je bent verder vrolijk, energiek en representatief.

 

Functiecriteria:

HBO werk- denkniveau.

Ruime werkervaring binnen zakelijke, internationale dienstverlening.

Uitstekende kennis van MS Office.

Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

De functie is voor 40 uur per week.

 

E
E

Executive Assistent

Eurofins Netherlands Environment Testing

Barneveld, GE
9 dagen geleden
Barneveld, GE
9 dagen geleden
Beschrijving van het bedrijf

Eurofins Scientific is een internationaal beursgenoteerd life sciences bedrijf dat haar klanten voorziet van hoogwaardig laboratoriumonderzoek en advies. Eurofins is wereldwijd marktleider op het gebied van bio-analytische testen voor levensmiddelen, water, milieu, cosmetica, farmaceutische producten en contract research voor agro science. Daarnaast is Eurofins één van de grootste aanbieders ter wereld in testing en laboratorium services in genomics, forensics, CDMO, advanced material sciences, medicijnontwikkeling en clinical studies. Eurofins maakt daarbij gebruik van een unieke hoeveelheid analysemethoden en een ongekend hoog kennisniveau en expertise.
Eurofins bestaat wereldwijd uit circa 45.000 medewerkers, verdeeld over 800 hyper moderne laboratoria en is actief in 47 landen met een pro-forma omzet van 4.2€ in 2018. Eurofins kent sterke groeiambities (CAGR 24%) en verwacht in 2020 een omzet van 5.0B€ te kunnen realiseren. Naast zeer sterke autonome groei met 15 eigen start-ups heeft Eurofins in 2018 in verschillende landen een totaal van ruim 50 acquisities gedaan.
De geaccrediteerde laboratoria van Eurofins Milieu bieden in Nederland een uitgebreid pakket aan chemische, fysische en biologische analyses in alle milieu matrices. Door jarenlange ervaring heeft zij uitvoerige kennis op het gebied van zowel routinematige analyses als niet standaard analyses waaronder analyses van bijzondere verbindingen en microverontreinigingen. Eurofins is marktleider op het gebied van specialistisch onderzoek; opdrachtgevers zijn onder meer waterkwaliteitsbeheerders, Rijkswaterstaat, provinciale en gemeentelijke overheden, milieu-adviesbureaus, industrie en aannemers. Circa 600 gemotiveerde deskundigen verzorgen het traject van monstername tot aan de digitale rapportage van de analyseresultaten. Analyses vinden voornamelijk plaats in de grote laboratoria in Amsterdam (Eurofins Omegam) en Barneveld (Eurofins Analytico).

Functieomschrijving

Agendabeheer en communicatie

  • Verzorgt agendabeheer (initiëren, plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming) van director. Stelt zelfstandig prioriteiten voor (interne) klant;
  • Verzorgt mailboxbeheer (meelezen, prioriteren en afhandelen waar mogelijk) van director. Stelt zelfstandig prioriteiten voor (interne) klant;
  • Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt op relevantie en prioriteit voor director. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen;
  • Onderhoudt proactief contacten met in- en externe relaties;
  • Beschikt over een breed intern netwerk en zet dit actief in;
  • Is op de hoogte van Eurofins-brede ontwikkelingen en weet dit in een juist perspectief te plaatsen voor de (interne én externe) klant;
  • Fungeert als linking pin;
  • Spil in organiseren en coӧrdineren van ons trainee-programma;
  • Vervult proactief een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- & externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail.

Meeting en travel arrangements

  • Zorgt proactief en zelfstandig voor voorbereiden, plannen, organiseren van vergaderingen en besprekingen;
  • Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging;
  • Bewaakt de voortgang van besluiten en actiepunten, signaleert en onderneemt zelfstandig actie richting betrokkenen;
  • Zorgt voor uitzetten en monitoren van de organisatie van kleine tot middelgrote bijeenkomsten;
  • Zorgt voor plannen en organiseren van zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.
  • Inkomende en uitgaande correspondentie: kan deze opstellen, monitoren en organiseren ook wanneer stukken zijn uitgezet bij andere afdelingen.
  • Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling;
  • Stelt correspondentie op en handelt inkomende en uitgaande correspondentie af;
  • Werkt e-mails en memo’s uit;
  • Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens;
  • Bewaakt de voortgang van inkomende en uitgaande correspondentie, signaleert en onderneemt actie richting betrokkenen. Fungeert hierin als spin in het web.

Inhoudelijke ondersteuning

  • Levert zelfstandig en proactief inhoudelijke ondersteuning op basis van specifieke opdracht van (interne) klant;
  • Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op en analyseert de informatie;
Functie-eisen

 

  • Ervaren managementassistent (minimaal 5 jaar relevante ervaring binnen een internationaal bedrijf)
  • Proactief en enthousiast persoon, die bereid is om initiatief te nemen, zich op zijn gemak voelt in een internationale en snelle omgeving en weet prioriteiten te stellen onder druk.
  • Sterke communicatieve, organisatorische en planningsvaardigheden
  • HBO werk- en denkniveau;
  • Hands-on mentaliteit
  • Blijft op de hoogte van zakelijke kwesties
  • Zeer persoonlijk, discreet en gestructureerd persoon met een sterk oog voor detail.
  • Identificeert en lost problemen onafhankelijk en tijdig op; escaleert wanneer nodig. 
  • Uitstekende kennis (mondeling en schriftelijk) in het Engels en Nederlands

Extra informatie

Een uitdagende werkomgeving binnen een ambitieuze, internationale en sterk groeiende organisatie. De mogelijkheid om je verder te ontwikkelen binnen de organisatie en misschien zelfs te verbreden richting general management. Een marktconform salaris en goede secundaire voorwaarden. Een team met enthousiaste en gedreven collega’s. Kortom: een echte uitdaging voor een ambitieuze, energieke en creatieve professional die denken in oplossingen!

Geplaatst op

30+ dagen geleden

Beschrijving

Job Description
NL-CIB555

The Executive Assistant provides general officesupport to several Executives, giving adequate consideration to Paribas goals, policy, procedures andoperations. The Executive Assistant acts as a buffer for senior management,guarding their priorities and dealing with generic requests that do notnecessarily need to be brought to the attention of the Executive(s) inquestion.


The main responsibilities are:

  • Assuring an efficient day-to-day work organization / performance of several Executives by efficiently managing multiple calendars simultaneously on a non-conflict basis being decisive and exercising sound business judgment, arranging schedules, appointments, accommodations and itineraries for the Executives.
  • Ensures confidential treatment of all sensitive matters, documents and records.
  • Performs special projects and organizes external and internal events in addition to assuming additional responsibilities as assigned/agreed by the Executive.
  • Makes periodical management reports and presentations independently (PowerPoint) for use by Executives.
  • Acts as back-up of the other assistants and Office Management in case of shortage of staff and for a limited period.

Source: BNP Paribas