WHO WE ARE LOOKING FOR

We’re looking for a Team (Administrative) Assistant for our Market Place Units (MPUs) Merchandising Team in EMEA. You’ll support a team of Senior Directors in our Merchandising Management team, enabling them to keep up with the company’s rapid pace. Acting as a liaison your talents in problem solving, organization, time management and more will help fuel Nike’s success. You’ll learn how Nike operates through being responsible for coordinating and leading certain activities and being involved with initiatives that are designed to improve Nike’s business position and operating model, giving you a unique insight into the opportunities that exist for building a career with Nike.

WHAT YOU WILL WORK ON;

• Handling Senior Directors’ schedules, ensuring appointments are created, updated or cancelled in a timely manner. Ensure appropriate locations for events and meetings are secured and arrange catering as requested.
• Enable successful team events. Use your judgement on when to work with the Senior Director and when to use your own initiative to ensure suitable locations are secured, catering and audio visual requirements are understood and provided for, accommodation for attendees is booked as necessary, travel requirements of attendees are understood, and travel arrangements are made/confirmed.
• Keep meeting owners informed of the latest projected cost for the meeting to ensure compliance to budget targets. Coordinate and maintain invoices from external partners. Create Senior Directors expenses reports.
• Manage Senior Directors travel arrangements to attend Nike events as appropriate. Book flights, train tickets, accommodation and arrange Visas when needed.
• Support the induction and introduction of new employees. Support new employees by ensuring they are introduced to their respective team and have the necessary and relevant support, advice and guidance from the necessary teams in our business as appropriate.
• Support ad’hoc administrative activities (preparation for office moves, request office access, etc…).

WHO YOU WILL WORK WITH

You will primarily work with your Senior Directors in Merchandising in EMEA and their teams. Secondary you will work with Executive Assistants and other Team Assistants in EMEA and globally as well as external vendors, Finance and the Events Team. You will enable the successful visits of functional teams from other Geographies and locations as appropriate by helping them to secure travel, as well as visas and accommodation if necessary.

WHAT YOU BRING

• At least 3 years' experience as an Administrative Assistant or Team Assistant
• Excellent MS Office skills especially Outlook, Excel, PowerPoint.
• Able to work flexible hours, and the ability travel for off-sites and meetings (when we are travelling again)
• Must have strong negotiation and influencing skills and ability to resolve conflict and multiple priorities
• Ability to maintain confidential Information - handle with extreme discretion & in a professional manner.
• Excellent communications skills (written and verbal) and fluent in English, Dutch is an advantage
• A pro-active and structured team player in a fast paced environment
• Responds positively to change, ambiguity, adversity and pressure
• Flexible, resourceful and strategic multi-tasker
• Works individually and accepts accountability for results

De vacature

• Verschillende vormen van communicatie met alle relaties op hoog niveau;
• Projectmanagement voor alle opdrachten, inclusief complex agenda beheer;
• Evenementen en overige initiatieven op het gebied van marketing & communicatie;
• Alle (financiële) administratie en communicatie met de boekhouder;
• Alle contacten met leveranciers en samenwerkingspartners.

• We zoeken een ambitieuze, leergierige en nieuwsgierige high-potential met volgende kenmerken:
• HBO+ achtergrond;
• Minimaal 5 jaar werkervaring in het bedrijfsleven;
• Hands-on instelling met hoge energie;
• Snelle denker en doener;
• Uitstekende communicatievaardigheden. ABN en Engels in zowel woord als geschrift;
• Self-starter, autonoom, met een zeer zelfstandige instelling.

Executive Assistant, Amsterdam

Opdrachtgever:

Onze opdrachtgever is een bekende, wereldwijd opererende speler in de zakelijke dienstverlening. Deze opdrachtgever is innovatief en marktleider op hun gebied. Wij zijn op zoek naar een professionele en ervaren rechterhand voor 2 partners.

De functie:

Als executive assistant bied je op hoog niveau ondersteuning in de meest brede zin van het woord. Je schakelt snel, stelt altijd de juiste prioriteiten en anticipeert op adequate wijze op lopende en ad hoc zaken. Je draagt in belangrijke mate bij aan de goede kwaliteit van de af te leveren diensten. Je bent het eerste aanspreekpunt, geeft informatie en beheert de agenda. Je bereidt klantbezoeken voor, voorziet in benodigde documenten en houdt rekening met relevante details. Je verzorgt de correspondentie in de Engelse en Nederlandse taal, filtert e-mail en onderhoudt interne en externe contacten. Je boekt zakenreizen, reserveert hotels en zorgt voor vergaderlocaties in het buitenland zodra dit weer mogelijk is. Je denkt mee en vooral vooruit en biedt een pro actieve ondersteuning. In deze positie werk je veelal samen met de partners, het management en je collega executive assistants. Daarbij vang het werk van jouw collega assistants op bij afwezigheid.

De kandidaat:

Je bent een praktisch ingestelde en  resultaatgerichte persoonlijkheid. Je functioneert zelfstandig en beschikt over een helicopterview. Je weet op prettige wijze zaken gedaan te krijgen en bent een organisator pur sang. Je communiceert op heldere wijze, bent initiatiefrijk en voelt je verantwoordelijk voor het af te leveren eindproduct. Inzicht in en betrokkenheid bij de organisatie als mede flexibiliteit en stressbestendigheid zijn vereisten in deze functie. Je stelt de juiste prioriteiten, schakelt snel en werkt probleemoplossend. Je beschikt over uitstekende sociale, communicatieve eigenschappen en hebt oog voor detail. Je bent professioneel, servicegericht en beschikt over een juiste dosis humor.

Functiecriteria:

• HBO werk- denkniveau.
• Ruime relevante werkervaring binnen zakelijke dienstverlening.
• Uitstekende kennis van MS Office.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Het betreft een fulltime functie (40 uur).

• Rechterhand van de HR partner
• Complex agenda- en emailbeheer
• Meehelpen bij de executive search
• Voorbereiden en plannen van meetings
• Opstellen en nalezen van documentaties
• Aanspreekpunt voor externe relaties (relatiebeheer)
• Organiseren van reizen (wanneer dit weer mogelijk is)
• Diverse ad-hoc werkzaamheden

• Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie
• HBO of WO werk- en denkniveau
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in zowel woord als geschrift
• Ervaring met Microsoft Office
• Proactieve houding en stressbestendig
• Geen 9 tot 5 mentaliteit
• Zelfstarter en communicatief vaardig
• Je kunt goed overweg met data

• Marktconform salaris
• Functie voor 40 uur per week

Executive Assistant Executive Search, Amsterdam Zuidas

Opdrachtgever:

Onze opdrachtgever is een vooraanstaande (internationale) Executive Search firm. Zij zijn gevestigd op de Zuidas en hebben cliënten binnen uiteenlopende sectoren. Ter ondersteuning van een van de consultants zijn wij op zoek naar een enthousiaste executive assistant.

De functie:

In deze zeer internationale practice, ondersteun je de drukbezette managing director met alle dagelijkse taken. Je beheert de complexe agenda, verzorgt (Engelstalige) correspondentie aan cliënten en kandidaten, regelt gesprekken van (buitenlandse) kandidaten, verzamelt relevante stukken er voorbereiding van prospects. Je beheert de mailbox, organiseert en coördineert reizen en onderhoudt de interne en externe contacten. Je verzorgt expense reports en houdt kandidaten – en cliëntenfiles up-to-date. Er wordt van jou verwacht dat je mee- en vooruit denkt en pro actief reageert op alle lopende zaken in deze practice. Je bent in deze rol het eerste aanpreekpunt voor alle betrokken partijen en een sparringpartner voor de managing partner.

De kandidaat:

Je bent een ervaren, professionele assistant die in staat is snel te schakelen en veel borden in de lucht kan houden. Je werkt zelfstandig, gestructureerd en weet op prettige wijze zaken gedaan te krijgen. Je voelt je verantwoordelijk voor een perfect lopende (vooral Engelstalige) praktijk en biedt hiervoor de juiste ondersteuning. Je bent discreet, stressbestendig en flexibel met uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden. Je bent verder vrolijk, energiek en representatief.

Functiecriteria:

HBO werk- denkniveau.

Ruime werkervaring binnen zakelijke, internationale dienstverlening.

Uitstekende kennis van MS Office.

Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

De functie is voor 40 uur per week.

Eurofins Scientific is een internationaal beursgenoteerd life sciences bedrijf dat haar klanten voorziet van hoogwaardig laboratoriumonderzoek en advies. Eurofins is wereldwijd marktleider op het gebied van bio-analytische testen voor levensmiddelen, water, milieu, cosmetica, farmaceutische producten en contract research voor agro science. Daarnaast is Eurofins één van de grootste aanbieders ter wereld in testing en laboratorium services in genomics, forensics, CDMO, advanced material sciences, medicijnontwikkeling en clinical studies. Eurofins maakt daarbij gebruik van een unieke hoeveelheid analysemethoden en een ongekend hoog kennisniveau en expertise.
Eurofins bestaat wereldwijd uit circa 45.000 medewerkers, verdeeld over 800 hyper moderne laboratoria en is actief in 47 landen met een pro-forma omzet van 4.2€ in 2018. Eurofins kent sterke groeiambities (CAGR 24%) en verwacht in 2020 een omzet van 5.0B€ te kunnen realiseren. Naast zeer sterke autonome groei met 15 eigen start-ups heeft Eurofins in 2018 in verschillende landen een totaal van ruim 50 acquisities gedaan.
De geaccrediteerde laboratoria van Eurofins Milieu bieden in Nederland een uitgebreid pakket aan chemische, fysische en biologische analyses in alle milieu matrices. Door jarenlange ervaring heeft zij uitvoerige kennis op het gebied van zowel routinematige analyses als niet standaard analyses waaronder analyses van bijzondere verbindingen en microverontreinigingen. Eurofins is marktleider op het gebied van specialistisch onderzoek; opdrachtgevers zijn onder meer waterkwaliteitsbeheerders, Rijkswaterstaat, provinciale en gemeentelijke overheden, milieu-adviesbureaus, industrie en aannemers. Circa 600 gemotiveerde deskundigen verzorgen het traject van monstername tot aan de digitale rapportage van de analyseresultaten. Analyses vinden voornamelijk plaats in de grote laboratoria in Amsterdam (Eurofins Omegam) en Barneveld (Eurofins Analytico).

Agendabeheer en communicatie

• Verzorgt agendabeheer (initiëren, plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming) van director. Stelt zelfstandig prioriteiten voor (interne) klant;
• Verzorgt mailboxbeheer (meelezen, prioriteren en afhandelen waar mogelijk) van director. Stelt zelfstandig prioriteiten voor (interne) klant;
• Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt op relevantie en prioriteit voor director. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen;
• Onderhoudt proactief contacten met in- en externe relaties;
• Beschikt over een breed intern netwerk en zet dit actief in;
• Is op de hoogte van Eurofins-brede ontwikkelingen en weet dit in een juist perspectief te plaatsen voor de (interne én externe) klant;
• Fungeert als linking pin;
• Spil in organiseren en coӧrdineren van ons trainee-programma;
• Vervult proactief een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- & externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail.

Meeting en travel arrangements

• Zorgt proactief en zelfstandig voor voorbereiden, plannen, organiseren van vergaderingen en besprekingen;
• Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging;
• Bewaakt de voortgang van besluiten en actiepunten, signaleert en onderneemt zelfstandig actie richting betrokkenen;
• Zorgt voor uitzetten en monitoren van de organisatie van kleine tot middelgrote bijeenkomsten;
• Zorgt voor plannen en organiseren van zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.
• Inkomende en uitgaande correspondentie: kan deze opstellen, monitoren en organiseren ook wanneer stukken zijn uitgezet bij andere afdelingen.
• Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling;
• Stelt correspondentie op en handelt inkomende en uitgaande correspondentie af;
• Werkt e-mails en memo’s uit;
• Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens;
• Bewaakt de voortgang van inkomende en uitgaande correspondentie, signaleert en onderneemt actie richting betrokkenen. Fungeert hierin als spin in het web.

Inhoudelijke ondersteuning

• Levert zelfstandig en proactief inhoudelijke ondersteuning op basis van specifieke opdracht van (interne) klant;
• Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op en analyseert de informatie;

• Ervaren managementassistent (minimaal 5 jaar relevante ervaring binnen een internationaal bedrijf)
• Proactief en enthousiast persoon, die bereid is om initiatief te nemen, zich op zijn gemak voelt in een internationale en snelle omgeving en weet prioriteiten te stellen onder druk.
• Sterke communicatieve, organisatorische en planningsvaardigheden
• HBO werk- en denkniveau;
• Hands-on mentaliteit
• Blijft op de hoogte van zakelijke kwesties
• Zeer persoonlijk, discreet en gestructureerd persoon met een sterk oog voor detail.
• Identificeert en lost problemen onafhankelijk en tijdig op; escaleert wanneer nodig. 
• Uitstekende kennis (mondeling en schriftelijk) in het Engels en Nederlands

Een uitdagende werkomgeving binnen een ambitieuze, internationale en sterk groeiende organisatie. De mogelijkheid om je verder te ontwikkelen binnen de organisatie en misschien zelfs te verbreden richting general management. Een marktconform salaris en goede secundaire voorwaarden. Een team met enthousiaste en gedreven collega’s. Kortom: een echte uitdaging voor een ambitieuze, energieke en creatieve professional die denken in oplossingen!