Bijlage toevoegen

Door Monsterboard medewerker

Wanneer je solliciteert via internet, stuur je vaak een document mee als bijlage. Dit kan een bijlage van een e-mail zijn of een document dat je upload bij een formulier dat je online invult.

Extensie

De extensie van een bestand is belangrijk. Hoe je het opslaat, bepaalt of de ontvanger het kan openen. Kies daarom een extensie die op de meeste computer geopend kan worden zoals een Word- of PDF-bestand.

Word

Als je iets opslaat in Word, krijgt je document een .doc of .docx extensie. Bijna alle bedrijven kunnen dit openen. Alleen als er met zeer verouderde versies gewerkt wordt, kan een .docx niet geopend worden. Om dit te voorkomen kan je tijdens het opslaan kiezen voor 'Opslaan als' en dan bij bestandstype '97 - 2003 .doc' selecteren.
Het nadeel is dat het een tekstverwerkingsbestand geladen wordt op de computer van de ontvanger. Als diegene het lettertype niet heeft wat jij gebruikt, kan hij het document niet lezen.

PDF

Met een PDF-bestand stuur je een pagina waar niets meer aan veranderd kan worden. Omdat je alle informatie insluit in het document, is de zichtbaarheid niet afhankelijk van de computer van de ontvanger. Opslaan als PDF-bestand gaat meestal via de Afdrukken optie, waarbij je dan bij de printeropties kiest voor PDF.

Weet waar het staat

Heel herkenbaar: je maakt een document en omdat je plots weg moet, of iets anders gaat doen sla je het even snel op. Vervolgens wil je er later verder aan werken, maar waar had je het nu ook alweer opgeslagen? Het is aan te raden om een mapje te maken waar je al jouw carrière documenten opslaat, zodat je altijd alles bij de hand hebt. Als je dan een bijlage toe wilt voegen, staat alles bij elkaar in dat mapje.

Ben je toch het document kwijt? Kijk of je tekstverwerkingsprogramma het nog in de laatst geopende documenten heeft staan. Weet je nog onder welke naam je het opgeslagen hebt? Dan kan je ook de zoekfunctie op de computer proberen.

Monstertip

Het gebeurt de beste dat je de mail verzendt en er daarna achterkomt dat je de bijlage bent vergeten toe te voegen. Maar hiermee maak je niet echt een goede indruk. Een tip om dit met belangrijke e-mails te voorkomen: wen jezelf aan om het adres van de ontvanger als laatste toe te voegen, dus na het schrijven van de mail, het bedenken van de titel en het bijvoegen van bijlagen. Dan moet je voor het versturen nog een keer overal langs om bovenaan het e-mailadres in te vullen en valt het eerder op als je iets vergeten bent.