Hoe schrijf je een zakelijke e-mail?
Voorkom scheve gezichten en krijg de kunst van effectief zakelijk e-mailen nu onder de knie!
Een professionele e-mail is de vervanger van een zakelijke brief. Een zakelijke mail bespaart de kosten van bijvoorbeeld papier, printerinkt, een postzegel en natuurlijk ook de kosten van het personeel dat de brief schrijft én de deur uit stuurt. Maar hoe schrijf je een professionele, zakelijke e-mail? We leggen het je uit!
De opmaak en inhoud van een zakelijke e-mail
Het verschil tussen de opmaak van een zakelijke brief en een professionele e-mail zit hem vooral in de indeling. Let daarom op de volgende punten:
- Gebruik een professioneel e-mailadres
- Omschrijf het onderwerp kort en bondig
- Stuur je bijlagen mee?
- Noteer geen fysieke adressen bovenaan
- Verzenden aan meerdere geadresseerden
- Check de datum- en tijdsinstellingen
- Aanhef en afsluiting
- Kort en bondige inhoud
- Ondertekening
- Disclaimer
1. Gebruik een professioneel e-mailadres.
Je naam is je visitekaartje! En het eerste wat iemand leest bij het openen van je mail. Gebruik daarom je eigen naam en laat het gebruik van nicknames en cijfers achterwege Underscores, streepjes en punten zijn geen probleem.
2. Omschrijf het onderwerp kort en bondig.
Geef in een aantal woorden weer wat het onderwerp van je zakelijke e-mail is. Hier noteer je wat je bij een brief anders onder 'betreft' gezet had. Vermijd vaag taalgebruik zodat je ontvanger de mail niet verwart met spam.
3. Stuur je bijlagen mee?
Daarvan laat het mailprogramma automatisch weten dat je ze meestuurt in een regel boven in de mail, recht onder het onderwerp. Noteer ook altijd in de e-mail zelf dat je een bijlage hebt meegestuurd. En vergeet natuurlijk niet om het document daadwerkelijk toe te voegen!
4. Noteer geen fysieke adressen bovenaan.
In een e-mail schrijf je de adresgegevens van de afzender en geadresseerde niet bovenin zoals je dat bij een zakelijke brief zou doen. Jullie e-mailadressen voeg je immers al toe aan de mail. Wil je jouw adresgegevens wel graag kwijt in je zakelijke e-mails? Noteer het dan onder je naam of digitale handtekening.
Handig: typ het e-mailadres van de geadresseerde als laatste. Zo voorkom je dat je de mail per ongeluk eerder verzendt dan dat de bedoeling is.
5. Verzenden aan meerdere geadresseerden
Met de Cc (carbon copy) functie kun je gemakkelijk dezelfde e-mail naar verschillende mensen versturen. Via Cc kan iedereen elkaars e-mailadres zien. Met de Bcc (blind carbon copy) knop kies je ervoor om de mail op zo'n manier door te sturen dat de ontvangers elkaars e-mailadressen niet kunnen zien.
Extra tip: pas op met de reply all knop. Als het onnodig is dat iedereen jouw antwoord leest, voorkom dan irritaties en laat dit achterwege.
6. Check de datum- en tijdsinstellingen
De datum en de tijd wordt automatisch meegezonden met je zakelijke e-mail. Zorg er daarom voor dat de instellingen op je apparaten correct zijn!
7. Aanhef en afsluiting
Een zakelijke e-mail schrijven begint bij de aanhef. Gebruik altijd Geachte als opening. Betreft het informele mails of interne mails? Dan mag Goedemorgen/middag, Beste, Hallo of Dag bijvoorbeeld ook.
De slotgroet hangt ook af van de situatie. Gaat het om externe contacten? Dan is Met vriendelijke groet(en) prima. Hoogachtend wordt eigenlijk bijna niet meer gebruikt. Worden de mails wat informeler? Dan kan Groet of Groeten ook.
8. Kort en bondige inhoud
De inhoud van je zakelijke e-mail schrijf je hetzelfde als je in een brief had gedaan, maar houd het inhoudelijk kort en bondig en maak goed duidelijk wie je bent en waarom je mailt. E-mails worden vaak 'scannend' gelezen.
Vermijd spelfouten. Gebruik formele taal, dus geen dialect, geen woordgrapjes, geen emoticons en ook geen afkortingen zoals 'ff' in plaats van 'even'. Maak verder goed gebruik van korte alinea's en witregels, en zorg ervoor dat je alleen hoofdletters gebruikt waar nodig. ALL CAPS doen we dus niet.
Beantwoord je iemands e-mail? Bedank dan iemand bijvoorbeeld voor hun interesse of het stellen van een vraag. Krijg je een antwoord op een mail die je zelf verzonden had? Dan kun je de persoon bedanken voor hun snelle reactie.
9. Ondertekening
Na het afsluiten van je zakelijke mail zet je een ondertekening. Hier noteer je jouw naam, functie/afdeling/organisatie en telefoonnummer. Zoals eerder gezegd kun je hier dus ook je postadres kwijt, het bedrijfslogo, eventueel faxnummer en website. Soms wordt er ook een KVK-nummer, btw-nummer of social media link naar bijvoorbeeld LinkedIn toegevoegd.
10. Disclaimer
Sommige organisaties zetten ook een disclaimer onder hun e-mailberichten. Dit heeft vooral een juridisch doel en wordt gebruikt tegen misbruik van de verzonden informatie of tegen de gevolgen van mogelijke onjuiste informatie.
Vind je nieuwe baan!
Zakelijke e-mail tips
Om je het zakelijke mailen nog makkelijker te maken hebben we wat extra tips voor je op een rijtje gezet.
- Gebruik de spellingscontrole en lees je mail altijd even na voordat je het verzendt. Is het een belangrijke mail? Laat dan ook nog even iemand anders ernaar kijken.
- Je kunt het verzenden van e-mails inplannen door gebruik te maken van 'uitgesteld verzenden'. Deze tool is ideaal als je graag voorbereid bent en je er zeker van wilt zijn dat de mail op het juiste moment ontvangen wordt.
- Heb je een bepaalde actie nodig van de ontvanger? Laat dan een duidelijke oproep tot actie achter - ook wel Call To Action of CTA genoemd - zodat helder is wat jouw verwachtingen zijn. Denk bijvoorbeeld aan "Reageer voor 20 augustus a.s." bij een formele uitnodiging, of "We zien u graag tegemoet op vrijdag 11 november om 15:00u".
- Gebruik je werk e-mailadres niet voor je privézaken en omgekeerd.
- Maak gebruik van mappen in je mailbox om je zakelijke e-mails in te ordenen. Zo vind je ze gemakkelijk en snel weer terug.
- Je zou het bijna vergeten, maar mailen is niet de enige manier om te communiceren. Iemand opbellen kan net zo efficiënt zijn! Je kunt altijd een samenvatting met gemaakte afspraken naar elkaar mailen. Ook kun je natuurlijk gewoon even bij elkaar langsgaan als je collega vlakbij zit!
- Last but not least: wees niet die irritante persoon die binnen no time een reminder stuurt met 'heb je mijn mail van vanmorgen al gezien?' Niet iedereen heeft zijn mail 24/7 open staan en niet iedereen beantwoordt direct alle inkomende berichten, dus kalm aan!
Voorbeeld van een zakelijke e-mail
Het onderstaande voorbeeld van een professionele e-mail laat zien hoe het moet:
Van: naam@email.nl
Aan: naam@email.nl
Cc:
Bcc:
Onderwerp: Graag RSVP: Inplannen belangrijke vergadering [datum].
Bijlagen:
Beste [Naam],
Ik hoop dat deze e-mail je goed bereikt. Ik zou graag een belangrijke vergadering willen inplannen om [bespreek het onderwerp of doel van de vergadering] eerder besproken ideeën, strategieën en waardevolle inzichten samen verder te ontwikkelen.
Ik stel voor om de vergadering te houden op [datum] om [tijdstip] in [locatie]. Als deze datum niet schikt hoor ik graag een aantal andere alternatieve data die beter uitkomen. Mocht je niet in staat zijn om persoonlijk aanwezig te zijn, laat het me dan weten zodat we eventuele alternatieven kunnen bespreken, zoals een videoconferentie.
Gelieve deze vergadering als urgent te beschouwen, gezien de impact die het kan hebben op [geef de relevante aspecten aan] ons lopende project. Graag verneem ik voor [datum] of je aanwezig kunt zijn. Ik kijk ernaar uit om met jou en het team samen te komen om dit belangrijke onderwerp verder te bespreken!
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
[Je functie]
[Jouw bedrijf]
Op zoek naar een voorbeeld sollicitatiebrief? Bekijk dan onze sollicitatiebrief voorbeelden per sector en beroep. Of je nu werkt in de horeca, gezondheidszorg, sales of IT, wij hebben een template voor je.
Maak gebruik van je zakelijke e-mail skills
Heb je alle ins en outs over het schrijven van een professionele e-mail onder de knie? Dan wordt het de hoogste tijd om je skills in de praktijk te brengen! Creëer daarom nu een gratis profiel bij Monsterboard en upload je cv. Zo reageer je gemakkelijk op de leukste vacatures en ben je ook direct zichtbaar voor recruiters en werkgevers. Ideaal!