De sollicitatieprocedure

Dit kun je verwachten van het sollicitatieproces!

Door Marianne Cooper-van der Veen

Een sollicitatieprocedure kan zenuwslopend zijn. Je moet concurreren met andere kandidaten, je hebt geen idee of je tijd en moeite beloond wordt en bovendien kan zelfkritiek en twijfels over je eigen capaciteiten de overhand nemen. Een ding is zeker, angst en zenuwen zijn normaal. De uitdaging is om het om te zetten in positieve energie en zelfvertrouwen!

Of je nou net bent afgestudeerd, op zoek bent naar een nieuwe uitdaging of een carrièreswitch wilt maken, het begrijpen en beheersen van het sollicitatieproces is essentieel. In dit artikel bieden we een uitgebreide gids die je door alle stappen van de sollicitatieprocedure loopt zodat je jouw kansen op succes vergroot!

6 Stappen van de sollicitatieprocedure

Voordat we de stappen met je doornemen is het goed om te weten dat een sollicitatieprocedure vaste regels en voorschriften heeft, wat ook wel 'de sollicitatiecode' genoemd wordt. Deze sollicitatiecode is vastgesteld door de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP), met bijdrages van de Stichting van de Arbeid.

De gedragscode bevat basisregels die organisaties en sollicitanten in acht behoren te nemen bij de werving en selectie ter vervulling van vacatures. Het doel van de NVP Sollicitatiecode is om een transparante en eerlijke werving en selectieprocedure te bieden.

In ons onderstaand overzicht van de stappen van een sollicitatieprocedure bespreken we een aantal van die regels, zoals elementen waar een vacature aan moet voldoen en welk gedrag wenselijk is van zowel een sollicitant als een werkgever. Ook al kun je hier geen rechten aan ontlenen omdat het geen formele wetten zijn, je kunt wél een klacht indienen bij de NVP wanneer een bedrijf zich niet aan deze regels houdt. Dit doe je door contact op te nemen met het secretariaat van de Codecommissie/Klachteninstantie NVP: info@nvp-hrnetwerk.nl of bel 033-247 34 81.

De 6 stappen van een sollicitatieproces kunnen we als volgt onderverdelen:

  1. Zelfreflectie en carrièreverkenning
  2. Vacatures vinden en onderzoek doen naar werkgevers
  3. Een cv en sollicitatiebrief opstellen
  4. Voorbereiden op het sollicitatiegesprek
  5. Uitblinken tijdens het sollicitatiegesprek
  6. Na de sollicitatie: evaluatie en opvolging

Stap 1: Zelfreflectie en carrièreverkenning

Voordat je jezelf in het sollicitatieproces stort is het goed om na te denken over wat je nu écht graag wilt met je carrière. Wat zijn je vaardigheden, interesses en waarden en hoe kun je deze koppelen aan je carrièrepad? Ben je wetenschappelijk, theoretisch of praktijkgericht aangelegd? Werk je graag met mensen of liever solo? Wil je op kantoor aan de slag of liever in het veld?

Zodra je dit soort dingen goed in beeld hebt, kun je veel gerichter zoeken. Je werk neemt vaak een groot deel van je week in beslag, dus het is een absolute must dat je werk passend is!

Stap 2: Vacatures vinden en onderzoek doen naar werkgevers

Stap twee van de sollicitatieprocedure is het zoeken naar en begrijpen van vacatures. Een vacature goed lezen is belangrijk om de informatie goed te begrijpen en te bepalen of de functie geschikt is voor jou. Begin daarom altijd met het lezen van de functietitel, de vereisten en de taken om een goed beeld te krijgen van de functie en of het aansluit op jouw achtergrond en interesses. Kijk ook goed naar de arbeidsvoorwaarden en bepaal of deze overeenkomen met jouw verwachtingen.

Verder is het tijdens het zoeken naar een nieuwe baan belangrijk om je carrièredoelen naast de vacature te houden en onderzoek te doen naar potentiële werkgevers die je tegenkomt. Hierdoor ben je niet alleen goed geïnformeerd tijdens het sollicitatiegesprek, maar weet je ook vooraf al of de organisatie bij je past qua bedrijfscultuur. Op zoek naar vacatures? De leukste vacatures vind je natuurlijk gratis bij Monsterboard!

Belangrijke elementen die volgens de sollicitatiecode vermeldt moeten worden in een vacature zijn:

  • Functie-eisen - denk aan opleiding, werkervaring, persoonlijke vaardigheden.
  • Takenpakket - wat ga je precies doen als je met deze baan start?
  • Verantwoordelijkheden - waar ben jij op aanspreekbaar en waarvoor moet je verantwoording afleggen?
  • Locatie - waar ga je aan de slag?
  • Het type dienstverband - krijg je een contract voor bepaalde tijd, word je gedetacheerd of is het een contract voor onbepaalde tijd?
  • Werktijden - is het een 9 tot 5 job of moet je onregelmatige diensten draaien?
  • Manier van solliciteren - moet je een online formulier invullen of wordt er van je verwacht dat je een e-mail, brief of misschien wel video instuurt?
  • Verzoeken aan sollicitant - wordt er gevraagd om diploma's, cijferlijsten en referenties?
  • Compensatie - soms staat er al een salarisindicatie bij en worden andere secundaire arbeidsvoorwaarden benoemd, zoals vakantiedagen, auto van de zaak, laptop, reiskosten etc.
  • Assessments - het is mogelijk dat men verwacht dat je een (psychologisch) onderzoek doet of een medische keuring door moet tijdens de sollicitatieprocedure.

Solliciteer naar een nieuwe baan!

Stap 3: Een cv en sollicitatiebrief opstellen

Door een overtuigende cv en een sterke sollicitatiebrief te schrijven val je op tussen andere kandidaten. Trek de aandacht van de werkgevers en overtuig ze van jouw geschiktheid voor de functie!

Het allerbelangrijkste is dat je cv en sollicitatiebrief beiden toegespitst zijn op de functie waar je op solliciteert. Hiermee laat je zien dat je niet alleen begrijpt wat er van je verwacht wordt, maar dat je ook in huis hebt wat er gevraagd wordt. Noteer kort en bondig al je relevante kwaliteiten, vaardigheden en werkervaring zodat de recruiter of werkgever in één oogopslag ziet dat jij een kanshebber bent.

Een standaard cv en brief is echt not done. Kun je nog wel wat inspiratie gebruiken? Lees dan ook onze cv-tips eens door!

In de sollicitatiecode is vastgelegd dat jij als sollicitant alleen dient te reageren op vacatures die je echt interesseren, en wanneer je ook echt aan de eisen voldoet. Een leugentje om bestwil doen we dus niet.

Van de werkgever mag er tijdens de sollicitatieprocedure verwacht worden dat er binnen twee weken gereageerd wordt op je sollicitatie. Heb je geen reactie gehad? Neem dan contact op met de werkgever, tenzij in de vacature een ander termijn genoemd wordt uiteraard. Ook krijgt een werkgever extra credit als er een ontvangstbevestiging gestuurd wordt na het ontvangen van je brief. Verder is het belangrijk dat jouw informatie vertrouwelijk wordt behandeld en er zonder jouw weten geen informatie ingewonnen wordt bij bijvoorbeeld je huidige of voormalige werkgever.

Vaak zijn er meerdere personen betrokken bij jouw sollicitatie. Je cv en brief komen binnen bij de afdeling Personeelszaken, die vervolgens beoordeelt welke kandidaten op gesprek mogen komen. Komt je cv en brief binnen bij een recruitment bureau, dan sturen zij de meest geschikte kandidaten door naar de werkgever.

Stap 4: Voorbereiden op het sollicitatiegesprek

Ben je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek? Super, gefeliciteerd! Hoog tijd om je goed voor te bereiden op het gesprek zodat je een onuitwisbare indruk kunt achterlaten! Blader onze artikelen en tips door zodat je precies weet wat je te wachten staat tijdens het sollicitatiegesprek. Een goede voorbereiding is het halve werk!

Werkgevers dienen je bij het uitnodigen op de hoogte te stellen van wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieperiode. Denk aan de duur van het proces maar ook de eisen, zoals een lichamelijke of psychologische test en een medische keuring. Zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan en weet je precies waar je aan toe bent.

De eerste gesprekken zijn vaak met de direct leidinggevende of teammanager binnen de functie. Er kan gekozen worden voor een gesprek 'in het echt' of voor een online sollicitatiegesprek via bijvoorbeeld Zoom of Skype. Vervolggesprekken vinden vaak plaats met mensen die hogerop zitten in het bedrijf, zoals het afdelingshoofd of zelfs de directeur. De rol van recruiter kan dus door verschillende mensen binnen de organisatie vervuld worden. En geen zorgen, ook directeuren zijn gewoon mensen van vlees en bloed!

Ben je niet uitgenodigd? Flink balen! Maar geen paniek, er zijn vast heel veel kandidaten die zich gemeld hebben. Om van je afwijzing een leermoment te maken is het een goed idee om bij het bedrijf om feedback te vragen. Zo kun je erachter komen waarom ze jou gepasseerd hebben en wat je bij een volgende sollicitatieprocedure beter kunt doen.

Stap 5: Uitblinken tijdens het sollicitatiegesprek

Indruk maken tijdens een sollicitatiegesprek doe je door jezelf goed voor te bereiden op vragen, je lichaamstaal goed te beheersen en enthousiasme en motivatie te tonen. Jouw vaardigheden en ervaringen effectief presenteren is superbelangrijk. Ook helpt het als je vragen stelt die jouw interesse en inzicht bevestigen.

Volgens de sollicitatiecode moeten sollicitanten en werkgevers ook tijdens het sollicitatiegesprek voldoen aan bepaalde voorwaarden. Zo moet de sollicitant vertrouwelijk omgaan met bedrijfsgevoelige informatie. Ook is het wel zo netjes dat je andere bedrijven inlicht op het moment dat je niet meer beschikbaar bent omdat je een nieuwe baan hebt aangenomen.

Werkgevers mogen tijdens de sollicitatieprocedure alleen vragen stellen die echt nodig zijn om te beoordelen of je geschikt bent voor de functie. Vragen die niet over de functie gaan, zoals 'Heb je een kinderwens?' of 'Heb je gezondheidsklachten?' hoef je dus niet te beantwoorden.

Stap 6: Na de sollicitatie: evaluatie en opvolging

Ben je aangenomen? Fantastisch, van harte gefeliciteerd met je nieuwe baan! Het bedrijf gaat nu de vacature sluiten en aan het werk om jouw arbeidscontract op te stellen. Voor je het weet zit je samen aan tafel om het contract te tekenen! Het is ook mogelijk dat dit allemaal digitaal gebeurt. Een elektronische handtekening is zo gezet!

Ben je het niet geworden? Balen zeg! Maar niet getreurd en geef de moed niet op, we zijn ervan overtuigd dat jouw ideale baan op je wacht!

Bij een afwijzing moet een werkgever officieel gezien een sollicitant uiterlijk twee weken na het nemen van het besluit op de hoogte hebben gebracht. De afwijzing moet voorzien zijn van een reden, en al jouw gegevens moeten vernietigd worden - tenzij anders afgesproken.

Ten slotte is het altijd goed om je sollicitatie-ervaring(en) te evalueren. Hierdoor krijg je waardevolle inzichten in jouw prestaties en leer je van de ervaring. Reflecteer dus op je eigen prestaties, denk aan je sterke punten waar je tevreden over bent en gebieden die wel wat verbetering kunnen gebruiken. Blijf leren en stel doelen voor verbetering zodat je in de toekomst nóg sterker het sollicitatiegesprek in gaat!

Vind nu je nieuwe baan bij Monsterboard

Heb je je goed voorbereid en ben je klaar om vol zelfvertrouwen de juiste strategieën toe te passen tijdens een sollicitatieprocedure? Mooi, upload je cv dan nu gratis bij Monsterboard! Zo kun je gemakkelijk met 1 druk op te knop reageren op de leukste vacatures en ben je ook direct zichtbaar voor recruiters en werkgevers. Ideaal dus!