Floormanager Dialogue Centre

Technisch Onderzoek Assistent

FUNCTIEBESCHRIJVING
GEPLAATST
30+ dagen geleden
Functieomschrijving
Binnen de afdeling Location Facilities zijn wij op zoek naar een enthousiaste floormanager.

Krijg jij energie van het werken in een dynamische omgeving?
Ben jij oor en oog binnen de organisatie en wil je bijdragen om van ons nieuwe Dialogue Centre (Omnia genaamd) een succes te maken?
Kun jij alles in goede banen leiden, zit hospitality in je genen en heb je een hands-on-mentaliteit?
Dan zijn wij op zoek naar jou.


Het Dialogue Centre is het visitekaartje van de WUR en is de plek voor het wereldwijde agri-food debat. Het is de plek om met elkaar het gesprek aan te gaan en om externe partijen te ontvangen. Waar WUR voor staat en wat WUR uit wil dragen is zichtbaar in het gebouw of de dienstverlening. Het Dialogue Centre functioneert als een showcase op het gebied van onderzoeksresultaten en innovaties.

Het serviceniveau is vergelijkbaar met een congrescentrum, maar wel met een WUR randje. Elke bezoeker die bij Dialogue Centre komt, ervaart de impact van het onderzoek en onderwijs van de WUR door de omgeving en dienstverlening. Het Dialogue Centre geeft daarmee een extra dimensie aan het event waardoor de impact van WUR wordt vergroot door een unieke klantbeleving.

Als Floormanager in het Dialogue Centre ben je het gezicht van waar WUR voor staat; internationaal en toegankelijk voor iedereen. Een bezoeker van het Dialogue Centre voelt in alles dat hij te gast is bij WUR, en ervaart waar WUR voor staat op gebied van innovatie, duurzaamheid, partnership. Je weet samen met de organisator van een event (de klant) zijn ambities te vertalen in daarbij passende dienstverlening. Je zet daarbij je creativiteit, kennis en netwerk (in de eventbranche) in. Door je dienstverlenende instelling voelt de bezoeker zich op zijn gemak en de klant voelt het vertrouwen dat de organisatie zal verlopen zoals is afgesproken.

De floormanager is als spin in het web verantwoordelijk voor de operationele, financiële en commerciële processen van de activiteiten die georganiseerd worden. Vanuit deze verantwoordelijkheid ben je het eerste aanspreekpunt voor de klanten, de bezoekers, manager Dialogue Centre en de locatiemanager. Je draagt zorg voor een passende uitstraling en zorgt dat het Dialogue Centre er altijd top uitziet. Je denkt actief mee over een optimale en duurzame facilitaire ondersteuning.

Daarnaast ben je meewerkend teamleider van de groep floormanagers. Je stuurt hiërarchisch en functioneel de andere 4 floormanagers aan. Vanuit die rol ben je verantwoordelijk voor het, in afstemming met de klant, maken van overall hospitality beleid en samen met de floormanagers vertalen van dit beleid naar uitvoering op de locaties. Tot slot geef je mede invulling aan het onderling borgen en vervangen van de floormanagers functies.

Je taken zijn globaal als volgt te beschrijven:
  • Je voert voortgangsgesprekken met de manager Dialogue Centre en hebt een kort lijntje over aard en aantal events die gaan plaatsvinden in het Dialogue Centre
  • Je voert de gesprekken met de klant over het te organiseren event en vertaalt dit in een passende offerte, zowel qua dienstverlening als financieel
  • Je bent tijdens een event verantwoordelijk voor het op elkaar afstemmen van de werkzaamheden van de verschillende disciplines, het informeren van alle betrokken partijen en het opstellen en bewaken van planningen en draaiboeken.
  • Je stuurt leveranciers aan en alle bij het event betrokken disciplines
  • Je hebt periodiek overleg met in- en externe leveranciers/dienstverleners om de dienstverlening te evalueren, stelt doelen en verbeterpunten voor, stelt de agenda op en zorgt voor een deugdelijke verslaglegging
  • Je draagt mede zorg voor een kwalitatieve en kwantitatieve personeelsbezetting tijdens evenementen.
  • Je bent verantwoordelijk voor de begroting, bewaking en financiële afwikkeling van events.
Functie-eisen
Wij vragen:
  • Je hebt een HBO-opleiding Hotel & Hospitality of vergelijkbaar;
  • Je hebt ca 5 jaar werkervaring in een event- of congresomgeving;
  • Ervaring in het organiseren van hybride events (online en op locatie gecombineerd) is een pré;
  • Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.

Verder
  • Herken je de wensen en behoeften van de klant en weet je deze op een creatieve manier te vertalen naar een succesvol event,
  • Schrik je niet van onconventionele vragen maar voel je de uitdaging iets nieuws neer te zetten Neem je initiatief en stem je zaken goed af met je collega’s,
  • Heb je uitstekende organisatorische- en planningsvaardigheden, kun je snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden en houd daarbij het overzicht,
  • Durf je te acteren bij uitdagingen in de organisatie van een event als iets anders loopt dan gepland,
  • Ga je op een goede manier om met werkdruk, blijf je enthousiast, positief en handel je proactief,
  • Geef je op inspirerende en coachende wijze leiding aan het team van floormanagers,
  • Geef je richting en sturing aan het team van interne en externe leveranciers om de doelstellingen en resultaten te realiseren,
  • Je hebt een “hands-on” mentaliteit en bent bereid de operatie te ondersteunen waar nodig,
  • Ben je flexibel en bereid in de avonden of weekenden te werken tijdens events. Geen 9.00 – 17.00 uur mentaliteit!
Arbeidsvoorwaarden
Wij bieden een uitdagende baan voor, in eerste instantie, een periode van 1 jaar met een marktconform salaris in een inspirerende en dynamische omgeving. Je krijgt ruimte om jezelf te ontwikkelen. Bij goed functioneren wordt een contract voor onbepaalde tijd aangeboden. Het salaris is afhankelijk van leeftijd en ervaring met een maximum € 4.549,--  bruto per maand (schaal 10), gebaseerd op een aanstelling van 36 uur per week. Een contract voor 32 uur is bespreekbaar.
Daarnaast bieden wij:
  • 8% vakantietoeslag;
  • een structurele eindejaarsuitkering van 4%;
  • uitstekende opleidingsmogelijkheden en secundaire arbeidsvoorwaarden;
  • Werktijden en vakanties worden in overleg vastgesteld en zo veel mogelijk afgestemd op de activiteiten in het Dialogue Centre
  • uitstekende pensioenregeling via ABP;
  • 171 vakantie-uren, de mogelijkheid om bij te kopen en goede aanvullende verlofregeling en de mogelijkheid om maximaal 40 uur per week te werken en zo maximaal 204 compensatie uren per jaar op te bouwen;
  • een keuzemodel om een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen te stellen, zoals een fietsplan;
  • een levendige werkplek waar je gemakkelijk contacten legt en waar veel activiteiten plaatsvinden op de Wageningen Campus. En waar zowel het onderwijs, het onderzoek als het bedrijfsleven is vertegenwoordigd;
  • gebruik maken van de op de campus aanwezige sportfaciliteiten tegen een geringe vergoeding.

Wageningen University & Research stimuleert interne doorgroeimogelijkheden en mobiliteit met een intern recruitment beleid. Er zijn ruime mogelijkheden voor eigen initiatief in een lerende omgeving.
Contactinfo
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Annet de Haas (06 22517869), hoofd afdeling Location Facilities.

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Gert Kreeft, HR manager (0317 481139)

Klik hier voor meer informatie over het gebouw Omnia,

Wil je solliciteren?
Dat kan direct via de sollicitatie button bij de vacature zodat wij je persoonlijke gegevens kunnen verwerken met uw toestemming. Deze vacature staat open tot en met vrijdag 1 oktober 12.00 uur.

De eerste sollicitatiegesprekken willen wij op dinsdag 5 oktober plannen.
Organisatie
Wageningen University & Research

Een wezenlijke bijdrage leveren aan de kwaliteit van leven. Dat is ons dagelijks werk. Wij zoeken binnen ons domein gezonde voeding en leefomgeving naar antwoorden op vragen over maatschappelijke thema’s als duurzame voedselproductie, klimaatverandering en alternatieve energiebronnen. Dat doen we natuurlijk niet alleen. Om dit, ook internationaal, waar te maken werken we elke dag met 6500 mensen aan de kwaliteit van leven.

De afdeling Location Facilities is onderdeel van het Facilitair Bedrijf van Wageningen University & Research. Het Facilitair Bedrijf (550 medewerkers) is een vooruitstrevende professionele dienstverlener. Wij ondersteunen onderzoek en onderwijs door samen te werken met de klant aan een uitdagende en inspirerende omgeving voor medewerkers en studenten.

Wil je hier ook je dagelijks werk van maken? Bij ons krijg je daar de ruimte voor.

Kijk voor meer informatie over werken bij Wageningen UR op http://www.wageningenur.nl/nl/Werken-bij.htm.

Over het bedrijf

Technisch Onderzoek Assistent